Voor loopbaanbegeleiders: werken met het POP (persoonlijk ontwikkelingsplan)

Het POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) is:

• voor de klant een werkinstrument om:
  • zijn groeiproces gaandeweg zichtbaar te maken:
    • zijn loopbaanvraag, inzichten en loopbaandoelen te (her)formuleren en te structureren;
    • beslissingen, keuzes en/of acties concreet te benoemen en te evalueren.
  • zijn professionele ambities waar te maken en zijn eigen loopbaan en ontwikkeling een boost te geven.
• voor jou als loopbaanbegeleider een instrument dat jij inzet om het rendement van je begeleiding te verhogen door:
  • het proces, de inzichten van het loopbaanbegeleidingstraject en de evolutie van de klant te structureren, te visualiseren en op te volgen;
  • aan de klant doelgerichtheid en toekomstperspectief te bieden
  • betrokkenheid en zelfsturing van de klant te verhogen.

Het opmaken van een POP is geen doel op zich maar een hulpmiddel om je klant te helpen groeien.

Aanvullend verwijzen we naar de generieke definitie van POP zoals opgenomen in het BVR Loopbaanbegeleiding.

Op de veranderende arbeidsmarkt is het voor elke burger steeds belangrijker om zich bewust te worden van zijn eigen kwaliteiten, waarden, interesses en ambities. Loopbaanbegeleiding vergroot deze zelfkennis en het zelfinzicht. Het POP is daarbij het ideale instrument om tijdens het traject persoonlijke inzichten, mogelijke doelen en acties overzichtelijk te bundelen.

Daarom verplichten wij het gebruik van het POP tijdens loopbaanbegeleiding en is het per loopbaancheque een verplicht document in het dossier van de klant.

Als loopbaanbegeleider gebruik je het POP als leidraad en groeidocument van bij de start van de loopbaanbegeleiding. De klant is eigenaar van de inhoud van het POP en vult het POP tijdens de loopbaanbegeleiding geleidelijk aan. (Zie ook Gedeelde verantwoordelijkheid)

Het POP als leidraad van bij de start

Gebruik het POP van bij het begin als leidraad om doelen in het traject van de loopbaanbegeleiding te bereiken. Gebruik het niet louter als een samenvattend document op het einde met enkel de schriftelijke uitkomst of het resultaat van de loopbaanbegeleiding.

Je zet het POP in van bij het eerste gesprek:

• waarbij je de klant vraagt om de loopbaanvraag te formuleren en in eigen woorden te noteren. 
• en daaraan hang je alle verdere stappen in de begeleiding en opgedane inzichten en acties op. Zo groeit het POP.

Op cruciale momenten (aha-erlebnis, beslissing, inzicht,...) stimuleer je de klant en maak je hem ervan bewust om het POP aan te vullen. Indien nodig verduidelijk je aan de klant wat de link met de loopbaanvraag is. Je kan dat doen door:

• aan het begin, tijdens en/of aan het einde van elke sessie POP onder de aandacht te brengen;
• de klant de essentie van het gesprek te laten samenvatten en te stimuleren om die in het POP op te nemen;
• het POP na elke sessie als huiswerk te laten aanvullen;
• een tussentijds POP (thema-POP's) te laten maken na elke sessie;
• …

Het POP als toekomstgericht groeidocument

Een POP is een groeidocument met ruimte voor wijzigingen, toevoegingen, evaluatie, tijdens maar ook na het loopbaanbegeleidingstraject.

Door tijdens het traject loopbaanbegeleiding actief te werken met het POP geraakt de klant hiermee vertrouwd. De klant kan ook jaren na de loopbaanbegeleiding het POP dat hij opmaakte als hulpmiddel gebruiken om zijn eigen werksituatie te evalueren en bij te sturen. Zo is het POP een duurzaam toekomstgericht groeidocument. 

Loopbaanbegeleider en klant hebben een gedeelde verantwoordelijkheid bij het schrijven van het POP.

Wat is de rol van de klant?

De klant

• maakt zelf het POP op en vertaalt zijn inzichten en acties in eigen woorden, wat zijn betrokkenheid en zelfsturing verhoogt.
• moet zijn POP nadien nog kunnen begrijpen en uitleggen voor zichzelf. 

Een verslag van de loopbaanbegeleider is geen POP, maar kan inspiratie bieden aan de klant, die zijn inzichten zelf neerschrijft in zijn eigen POP.

Wat doe jij als loopbaanbegeleider?

• Je zorgt voor het aanreiken van een werkwijze die de klant stimuleert in de opmaak en het afleveren van een kwalitatief POP. 
• Je zorgt ervoor dat POP als methodiek wordt ingezet van bij het begin van het traject en in elk gesprek wordt meegenomen. 
• Je kan aanvullingen of suggesties doen, maar je toetst ze steeds af bij de klant. 

Uitzonderlijk kan de loopbaanbegeleider in overleg met de klant het POP zelf opmaken. 

Een uitgewerkt POP is een verplicht document in het dossier van de klant.

Er wordt per loopbaancheque een POP opgemaakt:

• Wanneer een klant aansluitend een tweede loopbaancheque opneemt, kan een nieuw POP worden opgemaakt of kan worden verder gewerkt op het eerste POP. Noteer in het laatste geval duidelijk de begindatum van POP1 en die van POP2. Het POP1 bij cheque 1 geeft een tussentijdse stand van zaken en bewaar je als apart document. 
• In het uitzonderlijk geval dat een klant je geen POP bezorgt, bewaar je het bewijs (in de vorm van mailverkeer) dat het loopbaancentrum inspanningen heeft geleverd om het POP te ontvangen.

• De klant mag het POP digitaal of op papier opmaken, en bezorgt een digitale of papieren kopie aan het loopbaancentrum. 
  • Een handtekening van de klant of van de loopbaanbegeleider is niet verplicht, daarom is een digitale kopie of scan toegelaten.
• Het loopbaancentrum bewaart een kopie digitaal of op papier, met als referentie de naam van de klant en de begindatum van de begeleiding.

Hoe werkt het?

• Bezorgt de klant je een digitale kopie via mail, dan kan je die digitaal bewaren.
• Bezorgt de klant je een papieren kopie, dan kan je:
  • de papieren kopie bewaren.
  • een scan maken van de papieren kopie naar een pdf-document dat je digitaal bewaart. 

Minimale inhoudelijke vereisten

In elk POP zijn volgende onderdelen minimaal aanwezig: 

• titel POP (Persoonlijk Ontwikkelingsplan) 
• naam van de klant 
• begindatum van POP 1 en van POP 2 (Zie ook Per loopbaancheque verplicht een POP)
• loopbaanvraag
• inzichten en reflecties 
• keuzesl en/of beslissingen en/of acties
• mogelijkheid tot evaluatie van acties

De loopbaanvraag

Elke loopbaanbegeleiding begint met een beginvraag: de loopbaanvraag of het loopbaandoel waarop de klant een antwoord wil vinden. De klant noteert de loopbaanvraag helder in het POP en kan ze aanpassen tijdens de begeleiding.

Inzichten en reflecties

De klant onderzoekt tijdens de loopbaanbegeleiding onder begeleiding van de loopbaanbegeleider de loopbaancompetenties (Wat zijn loopbaancompetenties?) die relevant zijn voor de loopbaanvraag of het loopbaandoel van de klant.

Om op zijn loopbaanvraag een antwoord te vinden, stimuleert de loopbaanbegeleider de klant tot reflectie (met methodieken, instrumenten, huiswerk, gesprekken, ...). Dit reflectieproces leidt tot een aantal inzichten (bijvoorbeeld over waarden, kwaliteiten, patronen, weerstanden, hulpbronnen, arbeidsmarktkennis …) die belangrijk zijn in het vinden van een antwoord op de loopbaanvraag.

Deze inzichten kunnen de loopbaanvraag geleidelijk aan beïnvloeden. Een uitbreiding van of aanvulling bij de loopbaanvraag wordt mee opgenomen in het POP. 

Acties

Op basis van die inzichten neemt de klant in de loop van het proces een aantal keuzes of beslissingen die leiden tot concrete acties. 

Deze acties zijn 

• het resultaat van inzichten tijdens de loopbaanbegeleiding. Opgelet! Het gaat hier niet om het maken van huiswerkopdrachten, maar om concrete acties.
• de stappen die de klant zet tijdens of na het loopbaanbegeleidingstraject. 

Deze acties werkt de klant vervolgens uit in een plan van aanpak. De klant formuleert deze acties bij voorkeur SMART (Wat is dat?) om het zo voor hem zo eenvoudig mogelijk te maken om zijn plan uit te voeren.

Evaluatie

Het POP laat de loopbaanbegeleider en de klant ook toe om het actieplan te evalueren waarin de klant reflecteert over het eigen leren en over het al dan niet behalen van de doelen. Op basis van de evaluatie kan de klant acties en/of doelen herformuleren. 

Verschillende vormen

Het POP moet voldoen aan de minimale inhoudelijke vereisten, maar een POP kan verschillende vormen aannemen zoals bijvoorbeeld 

• een schematisch overzicht;
• een bundel met meer uitgebreide beschrijvingen:
• …

Het is de verantwoordelijkheid van de loopbaancoach om de klant te ondersteunen met een vorm die geschikt is voor de klant. Voor de ene werkt een collage, voor de andere een mindmap, … 

De klant moet zijn POP ook na een tijd nog kunnen begrijpen en gebruiken. Bij een zeer beeldend POP, moet de klant een toelichting toevoegen die voldoet aan de minimale inhoudelijke vereisten.

VDAB legt geen vast POP sjabloon op.

• Een loopbaancentrum/loopbaanbegeleider is vrij om op basis van eigen ervaring en expertise POP-sjablonen uit te werken. Hierbij houdt het loopbaancentrum rekening met de klant én met de manier van werken van de loopbaancoaches:
  • een loopbaancentrum mag met verschillende POP-sjablonen werken. 
  • een loopbaancentrum kan er ook voor kiezen om alle loopbaancoaches met hetzelfde POP-sjabloon te laten werken (met aandacht voor de noden van de klant).
  • de klant kan ook zelf een vorm kiezen voor het eigen POP. 
  • Het POP mag bestaan uit onderdelen van het werkschrift maar is een apart document conform de minimale vereisten.

• We geven hierbij een aantal voorbeelden van POP's ter inspiratie:

  • Loopbaanbegeleiding - Voorbeeld POP - mindmap (60.08 KB)
  • Loopbaanbegeleiding - Voorbeeld POP - schematisch (78.95 KB)
  • Loopbaanbegeleiding - Voorbeeld POP - thema-POP's (141.78 KB)
  • Loopbaanbegeleiding - Voorbeeld POP - vragen ingevuld (94.63 KB)

Blijkt uit de loopbaanbegeleiding dat hij kiest of beslist om een opleiding te starten, dan noteert de klant dit zo concreet en gedetailleerd mogelijk als actie in het POP. 

Enkel op basis hiervan kan het loopbaancentrum een ‘Attest opleiding in het kader van het persoonlijk ontwikkelingsplan’ voor de klant opmaken.  

Dit attest in combinatie met het POP is voor sommige burgers, ongeacht de scholingsgraad, een noodzakelijke voorwaarde om opleidingscheques, - verlof of -krediet te bekomen voor het volgen van een loopbaangerichte opleiding.

• Lees meer over het recht en de toepassing van Vlaamse opleidingsincentives.
• Lees meer over het ‘Attest opleiding in het kader van het persoonlijk ontwikkelingsplan' in de module 'Wetgevend kader' (op p.16 bij '2.4. Opleidingscheque, -verlof, -krediet’).

Het werken met een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP)  is niet nieuw en beperkt zich niet tot loopbaanbegeleiding met de loopbaancheque. 

Al meer dan 20 jaar  gebruikt VDAB het POP als hulpmiddel bij de begeleiding van klanten in verschillende contexten: outplacement, personal coaching, trajectbegeleiding voor werkzoekenden,…  

Naar aanleiding van evoluties op de arbeidsmarkt zoals het toenemend aantal knelpuntberoepen, het opkomen van de kenniseconomie en de shift van jobzekerheid naar loopbaanzekerheid, formuleerde de Vlaamse Regering na de eeuwwisseling in het Pact 2020 de ambitie “om levenslang leren te faciliteren en ervoor te zorgen dat elke werknemer zich permanent persoonlijk ontwikkelt en zich daardoor sterker wapent voor deelname aan de arbeidsmarkt”. 

Deze ambitie vertaalde zich in de doelstelling “elke werknemer heeft recht op een persoonlijk ontwikkelingsplan”.  

Vanuit deze doelstelling startte VDAB in 2009 een strategisch project met als resultaten:

• een algemeen POP-model met een aantal basisprincipes
• een generieke definitie van POP, die ook werd opgenomen in het BVR loopbaanbegeleiding: 
  • Het persoonlijk ontwikkelingsplan is het begeleide proces dat tot doel heeft de arbeidsmarktgerichte persoonlijke ontwikkeling van het individu te bevorderen.
  • Het persoonlijk ontwikkelingsplan stelt de reflecties over de loopbaan, de competenties en het benoemen van een loopbaandoel centraal en kan resulteren in de opmaak van een actieplan.

Wat zijn loopbaancompetenties?

Het begrip loopbaancompetenties kunnen we op verschillende manieren invullen. Loopbaancompetenties worden onder meer beschreven door Marinka Kuijpers in haar boek 'Breng beweging in je loopbaan'.

Zij onderscheidt vijf loopbaancompetenties die belangrijk zijn om waardevol werk te kunnen doen:

• Motievenreflectie
  Het nadenken over wensen en waarden die van belang zijn voor je loopbaan. Het gaat om bewustwording van wat je belangrijk vindt, wat je voldoening geeft en wat je nodig hebt om arbeidsvreugde te voelen in je job.
• Kwaliteitenreflectie
  Het nadenken over je kwaliteiten, competenties en vaardigheden, en hoe je ze kan gebruiken in je loopbaan. Je brengt in kaart wat je kan en niet kan, en vraagt hier feedback over aan anderen.
• Werkexploratie
  Het onderzoeken en verwerven van informatie over mogelijke jobs. Je bekijkt waar er kansen op de arbeidsmarkt zijn voor jou, wat de job specifiek inhoudt en hoe je zo'n job kan vinden.
• Loopbaansturing
  Het nemen van initiatief om je loopbaan te beïnvloeden en plannen. Door werkdoelen op te stellen, kan je een job vinden die je motiveert en die je kwaliteiten aanspreekt.
• Netwerken
  Het opbouwen en onderhouden van contacten die je helpen om je loopbaan verder te ontwikkelen. Via je netwerk blijf je op de hoogte van ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en jobopportuniteiten. Daarnaast kan je hen ook feedback vragen over je functioneren.

Wat is SMART geformuleerd?

Een formulering is SMART als ze voldoet aan deze vier voorwaarden:

• Specifiek geformuleerd: Je geeft precies aan wat je wil bereiken. Je omschrijft het resultaat concreet, niet te algemeen, maar ook niet te veel in detail.
• Meetbaar geformuleerd:  Het resultaat moet meetbaar zijn (hoeveel, hoe vaak, hoe goed,…).
• Activerend geformuleerd: Een goed doel heeft naast een duidelijke omschrijving van het resultaat, ook een actieplan dat concreet aangeeft wat je gaat doen om je doel te bereiken. Welke activiteiten ga je ondernemen om het gewenste resultaat in de gestelde tijd te halen? Positief geformuleerde doelen geven richting, negatieve doelen leiden makkelijk tot passiviteit.
• Realistisch geformuleerd:Je gaat na of je over alle middelen beschikt om je doel te halen, of de omstandigheden je niet in de weg staan en of de prijs om het doel te halen niet te hoog is. Je gaat na wat je nodig hebt, checkt wat er mis kan gaan en hoe je dat kan voorkomen.
• Tijdsgebonden geformuleerd: Doelen zonder tijdspad lopen het risico uitgesteld te worden tot er niets meer van komt. Een tijdsplanning is ook een check op de haalbaarheid van het doel. Je bepaalt wanneer je je resultaat wil behalen en je legt tussentijdse controlemomenten vast, waarop je je vooruitgang evalueert.