Registratie van de loopbaancheque en de gesprekken

Loopbaancheques registreren doe je in de registratiemodule:

Registreer cheques/gesprekken

Het loopbaancentrum bepaalt wie registreert: dat kan de coördinator, de loopbaanbegeleider zelf of een administratieve medewerker zijn. 

Belangrijk: 

• Wie registreert, moet ook alle meest recente richtlijnen kennen en toepassen.
• Elk VDAB-gebruikersaccount is persoonlijk en mag niet gedeeld worden met andere medewerkers.

Je registreert:

• de loopbaancheque
• de loopbaanvraag (de beginvraag)
• de data en uren van de begeleidingsgesprekken die je voert met je klant, namelijk:
  • gesprekken die fysiek of via e-coaching zijn doorgegaan én bevestigd zijn door de klant
  • individuele gesprekken en groepsgesprekken
  • de effectieve gesprekstijd tussen jou en de klant
    • Was de klant bijvoorbeeld te laat, registreer dan enkel de effectieve duur van het gesprek.

Je mag registreren:

• maximaal 4 uur bij de eerste cheque:
  • waarvan minimaal 2,5 uur individuele begeleiding en maximaal 1,5 uur begeleiding in groep.
• maximaal 3 uur bij de tweede cheque:
  • waarvan minimaal 2 uur individuele begeleiding en maximaal 1 uur in groep

Technisch gezien kan je meer uren registreren, maar je wordt voor maximaal 4, respectievelijk 3 uur vergoed.

Onderstaande zaken mag je niet registreren:

• kennismakingsgesprekken
• gesprekken waarvoor een geldige bevestiging (bewijs van deelname) ontbreekt 
  • Bijvoorbeeld laattijdig door de klant geannuleerde afspraken of resterende uren bij stopzetting door de klant mag je niet registreren.
• gesprekken waarvoor het bewijs van deelname pas na de registratie ondertekend werd
• gesprekken die niet correct gedateerd zijn
  • Bijvoorbeeld enkel dag en maand staan op het bewijs van deelname zonder vermelding van het jaar, de datum op bewijs van deelname wijkt af van de datum in de registratiemodule ...
• data en uren die op het bewijs van deelname zijn tussengevoegd, bijgeschreven, overschreven of doorgehaald
• voorbereidingstijd, administratieve afwerking, telefoongesprekken en het opmaken van rapporten
• communicatie via e-tools met uitgestelde communicatie zoals chat, e-mail, sms ... 
• gesprekken waarvoor de bevestigingen door klanten met valse verklaringen zijn verkregen

VDAB beschouwt deze registraties als onrechtmatig en vordert hiervoor vergoedingen terug. (Zie ook Inbreuken en hun gevolgen.)

De technische handleiding met de verschillende stappen en schermen vind je hier:

• Bestand

  Handleiding registratiemodule loopbaancheques (okt 2023) (2.13 MB)

De eerste registratie moet gebeuren ten laatste 3 maanden nadat de klant de loopbaancheque heeft gekregen.

Je vraagt op het einde van het intakegesprek de loopbaancheque aan de klant en:

1. Je controleert of de naam op de cheque overeenstemt met de naam die de klant opgeeft.
2. Je controleert of de loopbaancheque beschikbaar is en registreert hem.
3. Je registreert de met de klant afgesproken beginvraag (loopbaanvraag).
4. Je registreert het intakegesprek.

Na het doorlopen van deze stappen is de cheque geregistreerd en koppel je de cheque aan je loopbaancentrum.

Stap 1. Controle naam

Controleer of de naam op de cheque overeenstemt met de naam die de klant opgeeft. Is deze niet dezelfde, dan mag je hem niet registreren. (Lees ook: De cheque is persoonlijk en niet overdraagbaar)

Stap 2. Controle cheque ('Welke cheque wil je registreren?')

Aan de hand van het ingevoerde klantnummer en chequenummer (= zonder puntjes of schuine strepen) controleer je de beschikbaarheid. Enkel als een cheque beschikbaar is, kan je verdere registraties uitvoeren.

Cheque niet beschikbaar?

Krijg je een melding dat een cheque al in gebruik of niet gevonden is? Dit betekent dat de cheque niet beschikbaar is en je niet verder kan registreren.

Als de cheque niet gevonden is, is de geldigheidstermijn van 3 maanden mogelijk overschreden. Vraag dan aan je klant om een nieuwe cheque te bestellen.

Stap 3. Beginvraag registeren ('Waarom wil de klant loopbaanbegeleiding volgen?')

Duid eerst het thema aan en formuleer dan in samenspraak met de klant zijn loopbaanvraag. Hou deze kort en bondig, laat achtergrond en context achterwege.

Let op: na het opslaan kan je de loopbaanvraag voor het eerste gesprek niet meer wijzigen. Loopbaanvragen kunnen wel evolueren en aangepaste beginvragen kan je nog wel bijkomend registeren (zie verder).

Stap 4. Intakegesprek registreren ('Registreer het eerste gesprek')

Let daarbij op: het intakegesprek is niet hetzelfde als het kennismakingsgesprek. De klant heeft recht op een vrijblijvende kennismaking om een geïnformeerde keuze te kunnen maken.

In samenspraak met de klant kan het eerste gesprek wel een combinatie van een kennismakingsgesprek en een intakegesprek zijn. Enkel na akkoord van de klant mag die registratie zo uitgevoerd worden. De klant moet daarbij vooraf weten dat:

• De loopbaanbegeleiding meteen start in dezelfde sessie na de kennismaking.
• De 'teller van de begeleiding begint te lopen' en hij dan niet meer bij een ander loopbaancentrum terecht kan.

Je registreert gesprekken best zo snel mogelijk en ten laatste 12 maanden na het laatst geregistreerde gesprek.

Je registreert daarbij alle volgende gesprekken:

• op de geregistreerde cheque
• chronologisch
• nadat ze effectief zijn doorgegaan
• en je een geldig bewijs van deelname hebt ontvangen

Waarom chronologisch?

Registreer je een gesprek dat doorging vóór het laatst geregistreerde gesprek, zal het systeem de loopbaancheque willen afsluiten. 

Eerder gesprek registreren?

Wil je toch een eerder gesprek registeren, moet je eerst die geregistreerde gesprekken verwijderen die later hebben plaatsgevonden en alle gesprekken opnieuw toevoegen in de juiste volgorde.

Wijziging loopbaanvraag

De loopbaanvraag van de klant kan tijdens de begeleiding evolueren. Je kan die evolutie altijd bijkomend registeren op de detailpagina van de loopbaancheque.

Het synthesegesprek

Het synthesegesprek is het laatste gesprek dat je registreert. Registratie van dit type gesprek zorgt ervoor dat de loopbaancheque afgesloten wordt en dat je geen gesprekken meer kan registreren die recht geven op uitbetaling.

Dit type gesprek verschijnt als enige optie nadat de cheque afgesloten is. Deze registratie leidt niet tot uitbetaling, maar is enkel bedoeld voor de volledigheid van het dossier en een realistisch beeld van de geleverde inspanningen.

Nazorggesprekken registreer je per half uur.

Je registreert een stopzetting met akkoord van de klant administratief zonder dat een gesprek is doorgegaan als Stopzetting van de begeleiding (Registreer nieuw gesprek > Type gesprek).

Wat betekent die registratie?

• Je krijgt voor deze registratie geen vergoeding. 
• Deze registratie geldt als een afsluiting van de loopbaancheque: je kan geen bijkomende gesprekken meer registreren die recht geven op uitbetaling.

Wat je moet weten als een klant wil stopzetten

Lees vooraleer je een stopzetting registreert zeker ook volgend hoofdstuk: Vroegtijdige stopzetting loopbaanbegeleiding

Je kan een gesprek verwijderen of een loopbaancheque terug beschikbaar maken zolang de loopbaancheque nog niet afgesloten is.

Gevolgen voor de uitbetaling 

Rechtzettingen kunnen gevolgen hebben voor de eerstvolgende uitbetaling. Rechtzettingen in het verleden kunnen ook leiden tot een terugvordering van betaling: er wordt dan een som ingehouden op toekomstige betalingen. De nieuwe registraties worden automatisch verrekend met je huidig saldo.

In volgende situaties wordt de loopbaancheque definitief afgesloten:

• na een synthesegesprek
• na het stopzetten van een begeleiding
• bij een langdurig openstaand dossier ( > 12 maanden)

Afsluiting kan ook voorkomen bij verkeerde registraties (bijvoorbeeld bij het niet respecteren van de chronologie van gesprekken).

Gevolgen van afsluiting

Afsluiten van een dossier betekent dat:

• je géén gesprekken meer kan registreren die recht geven op uitbetaling.
• VDAB een afgesloten dossier niet meer kan openzetten

Let daarom goed op de waarschuwingen in de registratiemodule als het systeem een cheque wil afsluiten. Zorg er ook voor dat je zeker bent dat je in het dossier van de juiste klant zit. Vermijd op die manier onterecht afsluiten.

Er wordt geregistreerd om volgende reden:

• VDAB betaalt het loopbaancentrum uit op basis van de geregistreerde cheques en uren. 
• De klant kan in zijn VDAB-account de status van zijn begeleiding opvolgen.
• VDAB kan opvolgen wat de inspanningen van de loopbaancentra zijn.

Hoe krijg ik toegang tot de registratiemodule Loopbaancheques?

Om toegang te krijgen tot de registratiemodule  Loopbaancheques, heb je de toegangsrechten 'Loopbaancentrum' nodig.

Enkel de administrator van je loopbaancentrum kan je die toegangsrechten geven. 

Informeer bij je loopbaancentrum als je hierover vragen hebt.

Loopbaancentra en administratoren vinden meer info op de pagina 'Toegangsrechten voor toepassingen'.

Wat als ik niet binnen de 3 maanden een eerste registratie doe?

Gebeurt er geen eerste registratie vóór het verstrijken van de geldigheidsdatum, dan is de loopbaancheque niet tijdig geactiveerd en komt hij te vervallen. De cheque zal niet meer beschikbaar zijn en de burger krijgt vervolgens zijn eigen bijdrage automatisch teruggestort. Hij kan wel opnieuw een cheque aanvragen als hij nog steeds in aanmerking komt daarvoor. 

Wat als ik niet binnen 12 maanden een volgend gesprek registreer?

Registreer je geen gesprek binnen 12 maanden na het laatst geregistreerde gesprek, wordt de loopbaancheque afgesloten.

VDAB verwittigt wel na 9 maanden van geen registratie zowel de klant als het loopbaancentrum hiervan per mail. Registreer je daarna nog een gesprek en vóór de 12 maanden om zijn, dan blijft het dossier opnieuw 12 maanden beschikbaar.

Wat als ik per ongeluk in het dossier van de verkeerde klant heb geregistreerd?

Zolang het dossier nog niet is afgesloten, kan je zelf voor de nodige rechtzettingen zorgen (meer info in de handleiding). Is het dossier wél afgesloten, kan dit niet meer rechtgezet worden. De klant wiens dossier onterecht is afgesloten, blijft wel het recht houden op een volledige begeleiding.

Waar vind ik meer info over de te gebruiken documenten tijdens gesprekken?

Meer info over de inhoud van de verschillende soorten loopbaangesprekken en welke administratie je daarbij in orde moet maken, lees je hier: Soorten en verloop van gesprekken