Opvolging loopbaanbegeleiders

Als gemandateerde organisatie blijf je aansprakelijk voor de goede uitvoering van de dienstverlening en de administratieve verplichtingen.

VDAB komt niet tussen als je als loopbaancentrum wordt aangesproken voor fouten die zijn gemaakt door je centrum, je aangestelden of personeelsleden. 

• Je volgt de kwaliteit van de administratieve dossiers van de loopbaanbegeleiders op. Dit houdt in:
  • correcte registraties
  • een volledig dossier
• Een loopbaanbegeleider mag het dossier zelf beheren tot de periode voor nazorg afgelopen is. Er mogen geen kopieën van dossiers circuleren.

• Je volgt bij elke medewerker of onderaannemer op of hij de regels van 'Hoe communiceer je over de loopbaancheque?' respecteert.
• Bij onderaannemers controleer je regelmatig of diens website nog de richtlijnen rond correcte communicatie volgt.

Je blijft de deskundigheid en expertise van je organisatie waarborgen door:

• de inzet van een professionele deskundige
• de deskundigheid en expertise van je personeel en onderaannemers te waarborgen onder meer door:
  • alleen personeel in te zetten dat voldoende gekwalificeerd en opgeleid is voor de opdracht.
  • concrete acties voor expertiseborging te ondernemen en te documenteren
  • jaarlijkse update van je tekst 'Expertiseborging'
  • het groeipad van je loopbaanbegeleiders te bewaken en te documenteren
  • het verzamelen van de POP's van je loopbaanbegeleiders

Je ziet erop toe dat de professionele competentie van alle loopbaanbegeleiders verder ontwikkeld wordt: je plant, onderneemt en volgt concrete acties op.

Zorg ervoor dat je de uitgevoerde activiteiten documenteert. Heb je bijvoorbeeld een 'coach-avond' over verschillende thema’s voor je loopbaanbegeleiders georganiseerd, dan kan je die activiteit documenteren door een verslag over het verloop, met daarin de namen van de loopbaanbegeleiders die aanwezig waren.

Bij de aanvraag van je mandaat heb je een tekst 'Expertiseborging' opgesteld. Je herbekijkt (minstens) jaarlijks deze tekst en je past aan waar nodig.

De jaarlijks herwerkte versies moet je niet opsturen naar VDAB, maar hou je wel beschikbaar.

Je bewaakt het groeipad van je loopbaanbegeleiders en documenteert dit aan de hand van de POP-documenten van de loopbaanbegeleiders:

• De POP('s) worden minstens jaarlijks geüpdatet. Als minimum verwachten we jaarlijks:
  • minstens 2 verschillende leeractiviteiten (bekijk mogelijke leeractiviteiten)
  • in minstens 2 verschillende leervormen
• Je verzamelt ze en houdt ze beschikbaar voor VDAB.

Je zorgt ervoor dat je medewerkers en onderaannemers op de hoogte blijven van de informatie en updates die VDAB met je deelt via:

• extranet
• vdab.be
• infomails 
• ... 

Je volgt op dat de locaties van je loopbaanbegeleiders voldoen aan de opgelegde voorwaarden.

Als loopbaancentrum ben je ervoor verantwoordelijk om je medewerkers:

• over de privacywetgeving in te lichten
• ervoor te zorgen dat ze deze naleven
• enkel persoonsgegevens te laten verwerken in de registratiemodule 'Loopbaancheques' van VDAB. Als persoonsgegevens elders worden opgeslagen, moet je als centrum zelf maatregelen treffen conform de privacywetgeving.

Dit geldt voor zowel het administratief personeel, als voor de loopbaanbegeleiders, ongeacht of ze vast in dienst zijn of in los dienstverband voor je werken.

Bekijk ook alle veelgestelde vragen over privacy om te zien waar je bij het omgaan met persoonsgegevens allemaal rekening mee moet houden.

Je bewaakt:

• de goede uitvoering van de dienstverlening van de loopbaanbegeleiders volgens de wettelijke bepalingen en richtlijnen:
  • Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de loopbaanbegeleiding van 17 mei 2013' (BVR)
  • de gedragscode
  • de richtlijnen van VDAB
• dat alle loopbaanbegeleiders voldoen aan de voorwaarden gesteld in het BVR voor de hele duur van de samenwerking
• dat medewerkers en onderaannemers:
  • geïnfomeerd zijn over de wettelijke bepalingen en richtlijnen
  • de voorwaarden van de loopbaancheque en de afbakening van de loopbaancheque respecteren
  • de loopbaancheque correct inzetten en geen bijkomende vergoedingen vragen
  • methodieken inzetten die passen binnen de visie van je loopbaancentrum en stroken met de definitie van loopbaanbegeleiding
  • administratieve dossiers correct opmaken en registreren
  • ... 

Met andere woorden, je bewaakt dat er geen inbreuken tegen de regelgeving en richtlijnen gebeuren. (Zie ook Inbreuken en hun gevolgen.)

Gegevens loopbaanbegeleiders

VDAB moet steeds op de hoogte zijn van álle correcte gegevens van de medewerkers die voor je loopbaancentrum werken (als zaakvoerder, in dienstverband of in onderaanneming). Wijzigen er tijdens de samenwerking nog gegevens (bijvoorbeeld telefoonnummer, website ... ), dan geef je dat ook door via je document 'Overzicht loopbaanbegeleiders'.

Stuur het geactualiseerde document naar samenwerking@vdab.be, met je contactpersoon bij VDAB in copy.

Gegevens locaties

Wijzigt er iets aan de locaties van je loopbaanbegeleiders, dan geef je die wijzigingen door met het document Locaties Loopbaancentrum, voor aanpassing in de zoekrobot 'Zoek een loopbaancentrum'.