Hoe krijg je toegang tot een individueel klantendossier?
Om het individuele dossier van een klant te kunnen raadplegen, heb je naast toegang tot de toepassing 'Mijn Loopbaan voor Partners' of 'Enkel Vertrouwelijk Luik', ook voor elke klant afzonderlijk nog toegang/inzagerechten tot het individuele dossier nodig.
De wijze waarop je die toegang/inzagerechten krijgt, hangt af van het type toegang en het type dienstverlening of de manier van toeleiden. Soms krijg je automatisch toegang tot de individuele dossiers en moet je niets doen.
Toegang tot een individueel dossier in Mijn Loopbaan voor Partners
Klant toegeleid/begeleid via services
Wat doe je?
Wordt de klant toegeleid/begeleid via services, dan maakt VDAB de service aan. Je moet niets doen. Het inzagerecht wordt automatisch aan jou toegekend bij de toewijzing van de werkzoekende via de service. Deze 'getenderde' klanten zijn te herkennen aan de rode balk in hun dossier. De VDAB-bemiddelaar legt een eerste afspraak vast bij jou als partner.
Je wordt eigenaar van het dossier en doet je registraties voor deze klant in de tab ‘Dienstverleningsmenu’.
Wie contacteer je als het fout loopt?
Contacteer je projectopvolger.
Klant in opleiding of begeleiding in co-bemiddeling
Betreft het een klant die bij jou opleiding gaat volgen of begeleiding gaat krijgen in co-bemiddeling? (Noot: Als je een klant begeleidt in co-bemiddeling doe je je registaties in de tab ‘Stappen naar werk’.)
Dan zijn er afhankelijk van het type dienstverlening of de wijze waarop de klant wordt toegeleid 2 mogelijkheden. Je krijgt inzagerecht:
- ofwel via een doorverwijslijn.
- ofwel door een VDAB-bemiddelaar die manuele inzage toevoegt.
Je krijgt inzagerecht via een doorverwijslijn
De doorverwijslijn wordt door de VDAB-bemiddelaar aangemaakt nadat hij de begeleiding/opleiding heeft besproken met de klant. Inzagerechten zijn automatisch gekoppeld aan het aanmaken van die doorverwijslijn.
Dit gebeurt bij opleidingen met E-codes en bij een aantal begeleidingen. (Een opleiding met een E-code is een opleiding waarbij je registreert onder een E-code: onder de vorm EXXXXX).
Wat doe je?
Je werkt eerst de doorverwijslijn af voor je kan starten met je registraties.
Wie contacteer je als het fout loopt?
Contacteer je projectopvolger.
Je krijgt inzagerecht via een VDAB-bemiddelaar die manuele inzage toevoegt
Er zijn dan 2 mogelijkheden:
VDAB-erkende opleiding (uitgezonderd opleidingen met E-code)
Wat doe je?
Moet je registraties doen in kader van een VDAB-erkende opleiding, dan geeft de VDAB-bemiddelaar je toegang tot het dossier van de klant. Je moet zelf niets doen. Er is géén inzagerechtenformulier nodig.
Uitzondering hierop zijn de opleidingen met een E-code: zie: Je krijgt inzagerecht via een doorverwijslijn.
Wie contacteer je als het fout loopt?
Krijg je bij raadplegen van het dossier de boodschap 'Je hebt dit dossier niet in beheer'? Contacteer je projectopvolger.
Begeleidingen voor specifieke klantengroepen of begeleidingen/opleidingen waarbij je zelf de rekrutering doet
Moet je registraties doen in kader van begeleidingen voor specifieke klantengroepen (schoolgaande jongeren, doorstroom sociale economie, ...) of begeleidingen/opleidingen waarbij jij zelf de rekrutering doet? Dan moet je het formulier 'Aanvraag inzagerecht in klantendossier' gebruiken.
Wat doe je?
- Je gebruikt het formulier ‘Aanvraag inzagerecht in klantendossier’. Jij vult Vak I in. De klant vult Vak II en ondertekent om te bevestigen dat hij op de hoogte is dat jij inzagerecht gaat krijgen.
- Het ingevulde en ondertekende formulier moet volgens de routing in het draaiboek of richtlijn voor je samenwerking aan de VDAB-projectopvolger bezorgd worden.
Wie contacteer je als het fout loopt?
Krijg je bij raadplegen van het dossier de boodschap 'Je hebt dit dossier niet in beheer'? Contacteer je projectopvolger.
Wanneer wordt het inzagerecht afgesloten?
- Voor dienstverlening toegeleid/begeleid via service: verdwijnt het inzagerecht automatisch zodra het eindadvies wordt ingegegeven. Zorg er dus zeker voor dat alle openstaande (sollicitatie) opdrachten, … afgewerkt zijn voor je het eindadvies ingeeft.
- Voor dienstverlening waarbij je als uitvoerder vermeld staat op een actie die geen trajectactie is (en waarvoor geen andere actie meer loopt): na een periode van 6 maanden nadat de betreffende actie afgesloten werd.
- Voor dienstverlening waarbij je op geen enkele actie als uitvoerder vermeld staat: na een periode van 6 maanden te rekenen vanaf het toekennen van het inzagerecht.
Toegang tot een individueel dossier in Vertrouwelijk Luik
Je bent begeleider in kader van een doorstroomtraject, adviesbevoegdheid indicering OCMW/CAD of AMA SEC-initiatief
Je hebt toegang tot de toepassing 'Enkel Vertrouwelijk Luik' in kader van bovenstaande dienstverleningen en je wil toegang tot een individueel klantendossier.
Wat moet er gebeuren?
Om een individueel dossier te kunnen raadplegen in het Vertrouwelijk luik moet de klant een kennisgeving doen via het formulier ‘Kennisgeving individueel dossier’:
Bij een personeelswissel omwille van ander takenpakket, uitdiensttreding, pensionering,... kan je andere contactpersonen/gebruikers aanduiden voor de bestaande toegangen tot individuele dossiers in het vertrouwelijk luik. Je gebruikt het formulier 'Toegang Vertrouwelijk Luik bij overdracht dossier(s)':
Wie contacteer je als het fout loopt?
Neem contact op met de contactpersoon van je samenwerking bij VDAB.
Je bent adviserend arts of terug-naar-werk-coördinator
Je hebt als adviserend arts / terug-naar-werk-coördinator toegang tot de toepassing 'Enkel Vertrouwelijk Luik' in kader van re-integratie en je wil toegang tot een individueel klantendossier.
Wat moet je doen?
Je moet zelf niets doen om toegang te krijgen tot een individueel klantendossier. De VDAB-bemiddelaar geeft jou als adviserend arts en terug-naar-werk-coördinator toegang tot het vertrouwelijk luik van het dossier van de klant.
Wie contacteer je als het fout loopt?
Neem contact op met de contactpersonen re-integratie.
Opgelet! Registreer je in Mijn Loopbaan voor Partners en ben je eigenaar van het dossier?
Registreer je in Mijn Loopbaan voor Partners en ben je eigenaar van het klantendossier? Dan kan je jezelf toegang geven tot het Vertrouwelijk Luik van het dossier via de tab ‘PMAB’. Het formulier 'Kennisgeving individueel dossier' is niet nodig.