Hoe krijg je toegang tot een klantendossier?

Als je toegang krijgt tot 'Mijn Loopbaan voor Partners', heb je nog geen toegang (inzagerechten) tot het individuele dossier van een klant. Hoe vraag je inzagerechten tot het individuele dossier van een klant aan en hoe sluit VDAB deze inzagerechten af?



Aanvragen inzagerechten

Trajectbegeleiding van toegewezen (getenderde) werkzoekende

Het inzagerecht wordt automatisch aan jou toegekend bij de toewijzing van de getenderde werkzoekende.
Opgelet: voor opstart van opleidingen en registreren van de prestaties bij een andere organisatie zal inzagerecht voor deze organisatie gevraagd dienen te worden. (zie Begeleiding of opleiding hieronder)

Begeleiding of opleiding

Je krijgt slechts toegang tot het klantendossier na goedkeuring van de klant. De klant moet hiervoor een volledig ingevuld en ondertekend inlichtingenblad bezorgen aan de VDAB-bemiddelaar:

Projectfiches, draaiboeken en andere documenten van de samenwerkingen

Deze vind je via de pagina Draaiboeken en projectfiches

Deelnemers uit de Brusselse regio

Bij acties met werkzoekenden moet je erover te waken dat betrokken deelnemers ingeschreven worden/blijven bij Actiris (de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling).

Daarnaast moet je de Brusselse werkzoekende erover inlichten dat gegevens tussen VDAB en Actiris uitgewisseld worden om zijn tewerkstellingsmogelijkheden te bevorderen en dat bij beide instellingen de betreffende gegevens in gegevensbanken bewaard worden. Dat wordt ook vermeld op het formulier voor aanvraag inzagerechten.

 

Inschrijving bij Actiris

  • Elke Brusselaar kan zich als werkzoekende inschrijven via aanmaak van een persoonlijk ‘Mijn Actiris’. Dit kan ook via het callcenter van Actiris (02 800 42 42) of door langs te gaan bij één van de 17 Actiris-agentschappen in de Brusselse regio.
  • De inschrijving van Brusselse jongeren die deelnemen aan het project leren en werken bij CDO/CDV (zowel de Vlaamse als de Brusselse) wordt geregeld via de betrokken onderwijsinstelling. CDO/CDV vermeld de gegevens van de jongere op de door Actiris voorziene fiche.

Inzagerecht verkrijgen en registratie van de actie

  1. Om inzagerecht te verkrijgen in het VDAB-dossier dien je het volledig ingevulde specifieke formulier voor inzagerecht te bezorgen aan VDAB Brussel, Sterrenkundelaan 14, 1210 Brussel – ter attentie van Véronique De Vuyst.
  2. Nadat je sein gekregen hebt dat inzagerecht toegekend is, kan je de verdere registraties in 'Mijn Loopbaan voor Partners' (MLP) uitvoeren.
  3. Actiris krijgt van VDAB automatisch de nodige informatie omtrent het verloop van de acties

Brusselse promotoren die toegang hebben tot IBIS

  1. registreren eerst de afgesproken referenties in het klantendossier in IBIS, met name:
    • een opleidingsaanvraag
    • in het veld ‘Opmerking’ cursusnummer (5 karakters) of PRJLEW (voor project leren en werken)/uitbestedingsnummer (7 karakters)/OEnummer
  2. Op basis van die referenties wordt in Mijn Loopbaan voor Partners (CVS) automatisch een opleidingslijn/projectlijn gecreëerd (in toestand 'aanvraag').
  3. Daags na de registratie in IBIS kan de toestand van de opleidingslijn/projectlijn gewijzigd worden in 'bezig' en kan verdere info ingevoerd worden.
  4. Het document voor inzage moet ook hier worden ingevuld en bezorgd aan VDAB Brussel - Stefanie Ronsmans, Sterrenkundelaan 14, 1210 Brussel

Zie ook Deelname van Brusselse jongeren aan Leren en Werken

Afsluiten inzagerechten

Maandelijks worden inzagerechten automatisch afgesloten.

Om te bepalen of het inzagerecht van een bepaalde partner in een bepaald klantendossier afgesloten wordt, maken we onderscheid tussen:

  • inzagerechten aan partners die als uitvoerder op een trajectactie vermeld staan
  • inzagerechten aan partners die als uitvoerder op een andere actie vermeld staan
  • inzagerechten aan partners die op geen enkele actie als uitvoerder vermeld staan

Of een actie beschouwd wordt als een trajectactie, wordt bepaald in het beheer van die actie. Daar duidt VDAB aan of die actie het afsluiten van een bijhorend begeleidingstraject verhindert.

  • Als dit zo is aangeduid, is die actie een ‘trajectactie’.
  • Wanneer aangeduid is dat die actie het afsluiten van een begeleidingstraject niet verhindert, is dit geen trajectactie.

Het inzagerecht wordt afgesloten:

  • voor organisaties die als uitvoerder vermeld staan op een trajectactie (en waarvoor geen andere actie meer loopt): na een periode van 2 maanden nadat het bijhorende begeleidingstraject afgesloten werd;
  • voor organisaties die als uitvoerder vermeld staan op een actie die geen trajectactie is (en waarvoor geen andere actie meer loopt): na een periode van 6 maanden nadat de betreffende actie afgesloten werd;
  • voor organisaties die op geen enkele actie als uitvoerder vermeld staan: na een periode van 6 maanden te rekenen vanaf het toekennen van het inzagerecht.

Op deze pagina

  • Aanvragen inzagerechten in kader van
    • Trajectbegeleiding getenderde werkzoekende
    • Begeleiding of opleiding werkzoekende
    • Specifieke projecten
    • Deelnemers uit de Brusselse regio
  • Afsluiten inzagerechten