Privacy: wettelijke bepalingen voor verwerking van persoonsgegevens

VDAB blijft verwerkingsverantwoordelijke en sluit met jou, als partner een verwerkersovereenkomst af.
VDAB blijft de verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die verwerkt worden omdat zij de wettelijke opdracht heeft in het kader van de arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding.

Voor die wettelijke opdracht werkt VDAB samen met partners, maar VDAB bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens: 

• verwerking met als doel: arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding;
• middelen van die verwerking: de richtlijnen en de systemen zoals bepaald in een overeenkomst, bestek of andere rechtshandeling. 

VDAB maakt met elke partner duidelijke afspraken over 

• hoe de samenwerking er zal uitzien 
• wat van alle betrokken partijen verwacht wordt 
• en neemt deze afspraken op in een overeenkomst. De verwerkersovereenkomst wordt aan deze overeenkomst gekoppeld.

Volgens de AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke afspraken maken met elke partner. De bepalingen zoals ze zijn opgenomen in de verwerkersovereenkomst zijn een vertaling van de beginselen uit de AVG. De verwerkers zijn niet alleen door de overeenkomst, maar ook door de AVG gebonden om deze na te leven. 

Als je als partner gegevens verwerkt op een manier die bepalingen van de AVG of de afspraken van de verwerkersovereenkomst schendt, dan spreekt VDAB je hierover aan en kan je toegang afgesloten worden.

Je kan niet vragen om de bepalingen van de verwerkersovereenkomst aan te passen.

Als partner van VDAB moet je alle relevante en strikt noodzakelijke info voor de arbeidsbemiddeling in Mijn Loopbaan voor Partners registreren. Om aan te tonen dat we aan de AVG voldoen is het belangrijk om alle gegevens te registreren in één centraal systeem. 

Voor een beperkt type gegevens is het gebruik van je eigen systeem toegelaten:

• voor administratieve zaken zoals emails en facturatie. 
• bewijsstukken die niet in Mijn Loopbaan voor partners kunnen opgeladen worden, zoals aanwezigheidslijsten.

Jouw systeem moet wel altijd voldoen aan de AVG en aan de maatregelen zoals overeengekomen in de verwerkersovereenkomst met VDAB.

Wil je bemiddelings-, begeleiding- of opleidingsgegevens registreren in je eigen systeem? Dat kan enkel als je dit vooraf meldt aan VDAB.

Je vult hiervoor de 'vragenlijst criteria gebruik eigen systeem' in en bezorgt hem aan samenwerking@vdab.be.
 

Waarom moet ik als partner melden dat ik in een eigen systeem registreer? 

VDAB blijft de verwerkingsverantwoordelijke en heeft dus een verantwoordingsplicht. Dat betekent dat VDAB op ieder moment moet kunnen aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de vereisten in de AVG. 

VDAB maakt met elke verwerker afspraken zodat hij de persoonsgegevens  op een veilige manier verwerkt. Om te garanderen dat de verwerker de persoonsgegevens op een correcte manier verwerkt,  moet VDAB de verwerking kunnen opvolgen. Daarom moet voor VDAB (en de klant) altijd onmiddellijk en eenduidig duidelijk zijn:

• welke gegevens verwerkt worden 
• én in welk systeem welke gegevens verwerkt worden (in Mijn Loopbaan voor partners en/of in heteigen systeem van de verwerker). 

Je mag geen gegevens uitwisselen met derden, tenzij het om een bevoegde instantie gaat.

Als je een derde wil inschakelen voor het verwerken van persoonsgegevens in kader van een samenwerking met VDAB, dan moet je dit melden aan VDAB. 

Dit gaat bijvoorbeeld over: 

• een softwareleverancier 
• een Cloud Service provider
• een bewakingsfirma 
• of een andere organisatie die een deel van de bemiddeling overneemt.  

Deze derde wordt dan een sub-verwerker. VDAB neemt deze derde op in de samenwerkingsovereenkomst met jou. Als de derde nog niet werd opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst, dan moet je hiervoor vooraf toestemming vragen.

Opgelet! Deze toestemming betekent niet dat je vrijgesteld bent van aansprakelijkheid als deze sub-verwerker de bepalingen van de AVG schendt. Het is aan jou om (schriftelijk) dezelfde afspraken te maken met deze derde als degene die tussen jou en VDAB bestaan. Wanneer de sub-verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijf jij volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van deze sub-verwerker. VDAB kan je dus aanspreken als de sub-verwerker de AVG of de afspraken schendt.

Je mag geen gegevens uitwisselen met derden, tenzij het om een bevoegde instantie gaat.

Als een instantie persoonsgegevens komt vragen bij VDAB of een partner, dan moeten zij twee elementen aanbrengen:

1. De instantie moet verantwoorden waarom ze deze gegevens moet inkijken. Ze moet op een gefundeerde wijze aantonen dat ze recht heeft om de gegevens te ontvangen, aan de hand van een grondslag zoals vermeld in art. 6 AVG.  Daarnaast zal de instantieook de doelstelling en de noodzaak van deze gegevens om haardoelstelling te bereiken moeten verantwoorden.
2. De instantiemoet garanderen dat ze op een verantwoorde manier zalomgaan met deze gegevens, conform de privacywetgeving.

De persoon van wie we de persoonsgegevens verwerken heeft het recht om uitleg te krijgen over de verwerking van zijn persoonsgegevens en hij kan hiertegen een klacht indienen. 

Als die persoon van wie we de persoonsgegevens verwerken, klacht indient bij VDAB, dan zal VDAB deze klacht onderzoeken. Blijkt uit het onderzoek dat je als partner de bepalingen uit de AVG of de verwerkersovereenkomst niet naleeft, dan kunnen we je toegang afsluiten.

Wil de persoon van wie we de persoonsgegevens verwerken, dat de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) een onderzoek start, dan kan hij zelf rechtstreeks bij de GBA een klacht indienen. VDAB moet deze mogelijkheid aan betrokkene melden. Bij een onderzoek zal de GBA nagaan of er aan alle bepalingen van de AVG is voldaan en in hoeverre de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker verantwoordelijk is voor schendingen.

Als de persoonsgegevens werden: 

• vernietigd
• verloren 
• gewijzigd
• of wanneer er sprake is van een ongeoorloofde verstrekking of toegang

Als je door een schending van de bepalingen, een gegevenslek veroorzaakt, dan ben je als partner verplicht om dit zo snel mogelijk te melden aan VDAB. VDAB zal dit onderzoeken en als blijkt dat er inderdaad  sprake is van een gegevenslek, dan kan het zijn dat dat VDAB dit moet melden aan de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zal dan een onderzoek instellen.