Leidraad bij het opmaken van een offerte

Met deze leidraad willen we:

  • enkele aandachtspunten meegeven aan inschrijvers die een aanvraag tot deelneming of offerte indienen voor overheidsopdrachten.
  • inschrijvers inzicht bieden in de manier waarop  aanvragen tot deelneming en offertes worden beoordeeld
  • inschrijvers inzicht bieden in hoe je er kan voor zorgen dat wat je beschrijft ook op de juiste plaats wordt meegenomen.


Vorm

VDAB schrijft opdrachten voor dienstverlening aan personen uit binnen de krijtlijnen van de wet op de overheidsopdrachten en moet hierdoor een aantal spelregels respecteren. 

Voor de meeste dienstverleningsopdrachten kan VDAB een onderhandelingsprocedure voeren. Hierdoor worden de selectiefase (Welke partner heeft de bekwaamheid om de opdracht uit te voeren?) en de gunningsfase (Welke partner kan de opdracht tegen de beste voorwaarden uitvoeren?) afzonderlijk gevoerd. En kan er zowel sprake zijn van aanvragen tot deelneming als van offertes.

  • Respecteer de volgorde en vormvoorschriften van het formulier aanvraag tot deelneming en het offerteformulier. Zo vermijd je dat belangrijke informatie onvoldoende in rekening wordt genomen alleen maar omdat ze niet meteen werd teruggevonden waar ze verwacht werd.
  • Als er geen verplicht formulier is, structureer dan je aanvraag tot deelneming of je offerte op basis van respectievelijk de selectiecriteria en de gunningscriteria, tenzij het bestek anders vermeldt.
  • Controleer of alle verplichte en noodzakelijke bijlagen zijn toegevoegd.
  • Controleer of er voor het aanvraagdossier in e-procurement (elektronisch)  en voor alle bijlagen die dat vereisen de juiste handtekeningen, dateringen en verklaringen staan.
  • Controleer of de elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn.
  • Controleer of de ondertekenaars bevoegd of gemachtigd zijn (statuten of volmacht) om de documenten te ondertekenen. Zie: Handtekeningsbevoegdheid aanvraag tot deelneming en offerte
  • Respecteer de indieningsdata.
  • Ongeldige ondertekening of laattijdige indiening leidt zo goed als altijd tot een uitsluiting van je aanvraag tot deelneming of offerte.

Contractwaarde

  • Lees het bestek als een contract.
  • Beschouw ook je aanvraag tot deelneming en offerte als een contractueel engagement. Het is geen algemene-visietekst, noch een verzamelboek van methodes
  • Geef in je offerte vooral aan wat je zal doen en hoe je dat zal doen.
  • Je zal moeten uitvoeren wat je beschrijft zoals je het beschrijft in je offerte, maar steeds binnen de krijtlijnen van het bestek.
  • Je kan in je offerte geen wijzigingen aanbrengen of voorbehoud formuleren bij de voorwaarden van het bestek. Je offerte wordt daardoor ongeldig.
  • Als je vindt dat elementen in de bestekvoorwaarden onduidelijk of dubbelzinnig zijn kan je altijd verduidelijking of rechtzetting vragen. Dit kan tot de datum die VDAB opgeeft of als er geen datum werd opgegeven uiterlijk 10 dagen voor de indieningsdatum. (art 86 KB plaatsing)
  • Lees vooraf grondig na in het bestek wat verwacht wordt dat je uitvoert. Wees alert voor randvoorwaarden en flankerende opdrachten die het bestek oplegt. Het bestek is immers samen met je offerte het belangrijkste deel van je contract.

Inhoud

  • Wees duidelijk en ondubbelzinnig in je engagementen. Als je iets voorwaardelijk aanbiedt bijvoorbeeld "indien nodig" beschrijf dan minstens specifiek en ondubbelzinnig : wat is "indien nodig"?
  • Engagementen waarover bij de beoordeling twijfel bestaat, knagen aan je score.
  • Vorige ervaringen en resultaten mogen door VDAB niet zonder meer meegenomen worden bij de beoordeling van de offerte.
    • Je mag ze wel zelf gebruiken om voor wat je in je offerte aanbiedt aan te tonen of minstens te illustreren:
      • dat het werkt
      • succesvol is
      • voor de opdracht een meerwaarde biedt.
    • Gebruik daarvoor bij voorkeur objectieve, controleerbare gegevens en geef duidelijk aan welk verband je wil aantonen. Naakte cijfers zonder duiding zijn waardeloos voor je offerte.
  • Stuur niet meer bijlagen mee dan diegene die worden gevraagd. Ze worden niet meegenomen in de beoordeling.
  • Lees en analyseer grondig de selectie- en gunningscriteria en de vragen van het formulier 'Aanvraag tot deelneming' en het offerteformulier. Je vindt er duiding bij wat VDAB verwacht van de inhoud van je aanvraag tot deelneming en offerte:
    • rechtstreeks in het formulier
    • in het bestek zelf vind je eveneens aanwijzingen bij de omschrijving van de selectie- en gunningscriteria en mogelijk ook bij de wijze waarop ze worden beoordeeld
  • Het bestek voorziet meestal een mogelijkheid om vragen te stellen. Aarzel niet om daarvan gebruik  te maken.

Samen indienen

  • Samen indienen als co-aannemer betekent dat iedere co-aannemer als inschrijver beschouwd wordt en geen van de partners de samenwerking kan verlaten zonder contractuele gevolgen voor de overheidsopdracht.
  • In geval van co-aanneming, beschrijven de inschrijvers in de offerte de werkafspraken en taakverdeling tussen de partners onderling. 
  • Als inschrijver kan je ook beroep doen op onderaannemers, zowel in het kader van de kwalitatieve selectie als in het kader van de uitvoering.
    • Je blijft, als inschrijver, aansprakelijk voor de volledige uitvoering van de opdracht.
    • Geef in je formulier 'Aanvraag tot deelneming' of in je offerteformulier, conform de vormvoorwaarden bepaald in het bestek, aan welke delen van de opdracht en welk volume door de onderaannemer uitgevoerd worden. 
  • Voor onderaannemers die je wil meenemen, moet je ook altijd een duidelijk schriftelijk contract hebben (minstens het model onderaannemingsovereenkomst bijgevoegd in het bestek). 
  • De samenwerking met onderaannemers die je aanreikt in het kader van de selectie kan je niet stopzetten tijdens de uitvoering zonder contractuele gevolgen.
  • Ga bij de aanduiding van onderaannemers en co-aannemers na of je daarvoor zelf de wet op de overheidsopdrachten moet toepassen (art.2 van de wet van 15 juni 2006).
  • Als je gespecialiseerde partners wil inschakelen, pas dan je projectstructuur daarop aan en geef duidelijk aan hoe je de samenwerking inpast om tot een meerwaarde te komen. Ga er niet automatisch van uit dat de beoordelaars van de offerte altijd weten wat de meerwaarde van een partnerschap is.
  • Geef duidelijk aan hoe de samenwerking wordt bestuurd en beheerd zowel naar uitvoering van de opdracht als naar aansturing en opvolging.
  • Als je met onderaannemers werkt, controleer dan of ze in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren en voor de volledige duur van de opdracht kunnen voldoen aan de bestekvoorwaarden. In het bijzonder voor:
    • de personeelsvereisten
    • de locatievereisten
    • de toepasselijke administratieve vereisten
    • de selectiecriteria
  •  Zorg dat ook de ondertekeningsbevoegdheid van je onderaannemers sluitend bewezen is en zorg voor een bindende onderaannemingsovereenkomst.

Onderhandelingen

  • Onderhandelingen gaan nooit over de bepalingen van het bestek, enkel over de voorwaarden van je offerte.
  • Als tijdens de onderhandelingen voorwaarden van het bestek worden verduidelijkt, wordt de info daarover met alle inschrijvers gedeeld.
  • VDAB kan steeds beslissen op basis van de eerste offertes te gunnen zonder een verbetering te vragen. Sommige offertes zijn nu eenmaal zo goed maar soms is het ook een kwestie van tijd.
  • Bij een onderhandeling moet VDAB niet of niet onmiddellijk met alle inschrijvers effectief in gesprek gaan. Wanneer je niet wordt betrokken in de gesprekken vind je de motivatie daartoe uiterlijk in het PV van gunning.
  • Mogelijk wordt deze beslissing pas genomen aan het eind van de procedure en ontvang je de info bij de eindbeslissing. Vaak kiezen we er immers voor eerst met de bieders van de best gerangschikte offertes te gaan praten en gaan we pas met bieders van lager gerangschikte offertes in gesprek wanneer we oordelen dat dit het resultaat van de onderhandeling kan verbeteren.
  • Ga er dus niet van uit dat je in elke onderhandelingsprocedure de kans krijgt om elementen in je offerte aan te vullen of te verduidelijken. Om strategische redenen elementen vaag houden of achter de hand houden in je eerste offerte, zal daarom niet altijd een beter resultaat opleveren.
  • Wanneer verbeteringen worden gevraagd, worden die schriftelijk aangeleverd.
  • Meestal vraagt VDAB om een 'Best And Final Offer' (BAFO) in te dienen waarbij de wijzigingen duidelijk worden gemarkeerd. 

Indienen van een offerte: documenten

VDAB-contractvoorwaarden bij uitbestedingen van diensten aan personen

De VDAB-contractvoorwaarden zijn van toepassing op elke opdracht waarbij de VDAB vanuit zijn regieopdracht diensten aan personen uitbesteedt en waarbij deze voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing zijn verklaard in het bestek. In voorkomend geval maken deze algemene contractvoorwaarden integraal deel uit van het bestek. Je vindt ze in dit document:

Handtekeningsbevoegdheid

Bij het indienen van een aanvraag tot deelneming of offerte dient de bevoegdheid of de machtiging tot ondertekening aangetoond te worden. In dit document wordt beschreven op welke manier u de vertegenwoordigingsbevoegdheid moet bewijzen:

Onderaannemingsovereenkomst

Als inschrijver kun je een beroep doen op onderaannemers in functie van de selectie of de uitvoering.

  1. Je kunt je beroepen op de technische bekwaamheid van een onderaannemer in het kader van de selectie, indien je niet of onvoldoende kunt aantonen dat je 'alleen' over de vereiste technische bekwaamheid beschikt. De onderaanneming in kader van selectie wordt geformaliseerd door een.
  2. Als je gebruik maakt van een onderaannemer in kader van de uitvoering, is er geen onderaannemingsovereenkomst nodig maar geef je als inschrijver in het offerteformulier de identiteit van de onderaannemer op en beschrijf je de werkafspraken en taakverdeling tussen de partners onderling. Telkens wanneer je als opdrachtnemer in de loop van de opdracht een nieuwe onderaannemer toevoegt, dien je dit voorafgaand ter goedkeuring voor te leggen aan VDAB.