Overheidsopdrachten: een offerte opmaken

VDAB schrijft opdrachten voor dienstverlening aan personen uit binnen de krijtlijnen van de wet op de overheidsopdrachten en moet hierdoor een aantal spelregels respecteren. 

• Respecteer de vormvoorschriften voor de offerte beschreven in het bestek. Zo vermijd je dat belangrijke informatie onvoldoende in rekening wordt genomen alleen maar omdat ze niet meteen werd teruggevonden waar ze verwacht werd.
• Als er geen verplicht formulier is, structureer dan je offerte op basis van respectievelijk de selectiecriteria en de gunningscriteria, tenzij het bestek anders vermeldt.
• Controleer of alle verplichte en noodzakelijke bijlagen zijn toegevoegd.
• Controleer of de elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn.
• Controleer of de ondertekenaars bevoegd of gemachtigd zijn (statuten of volmacht) om de documenten te ondertekenen. 
• Respecteer de indieningsdatum en het indieningsuur. Een laattijdige indiening leidt tot een uitsluiting van je offerte.

• Lees het bestek als een contract.
• Lees de algemene VDAB-contractvoorwaarden bij overheidsopdrachten. Zij maken deel uit van de opdrachtdocumenten.
• Beschouw ook je offerte als deel van het contractueel engagement dat je aangaat. De offerte is geen visietekst, noch een verzamelboek van methodes, maar een concrete uitwerking van de dienstverlening die jouw organisatie zal bieden.
• Je zal moeten uitvoeren wat je beschrijft zoals je het beschrijft in je offerte, maar steeds binnen de krijtlijnen van het bestek.
• Je kan in je offerte geen wijzigingen aanbrengen of voorbehoud formuleren bij de voorwaarden van het bestek. Je offerte wordt daardoor ongeldig.
• Als je vindt dat elementen in de bestekvoorwaarden onduidelijk of dubbelzinnig zijn kan je altijd verduidelijking of rechtzetting vragen. Dit kan tot de datum die VDAB opgeeft of als er geen datum werd opgegeven uiterlijk 10 dagen voor de indieningsdatum. (art 81 KB plaatsing)
• Lees vooraf grondig na in het bestek wat verwacht wordt dat je uitvoert. Wees alert voor randvoorwaarden en flankerende opdrachten die het bestek oplegt. Het bestek is immers samen met je offerte het belangrijkste deel van je contract.

• Geef in je offerte vooral aan hoe je het gevraagde concreet zal uitvoeren.
• Wees duidelijk en ondubbelzinnig in je engagementen. Als je iets voorwaardelijk aanbiedt bijvoorbeeld "indien nodig" beschrijf dan minstens specifiek en ondubbelzinnig: wat is "indien nodig"?
• Engagementen waarover bij de beoordeling twijfel bestaat, knagen aan je score.
• Vorige ervaringen en resultaten mogen door VDAB niet zonder meer meegenomen worden bij de beoordeling van de offerte.
  • Je mag ze wel zelf gebruiken om voor wat je in je offerte aanbiedt aan te tonen of minstens te illustreren:
    • dat het werkt
    • succesvol is
    • voor de opdracht een meerwaarde biedt.
  • Gebruik daarvoor bij voorkeur objectieve, controleerbare gegevens en geef duidelijk aan welk verband je wil aantonen. Naakte cijfers zonder duiding zijn waardeloos voor je offerte.
• Stuur niet meer bijlagen mee dan diegene die worden gevraagd. Ze worden niet meegenomen in de beoordeling.
• Lees en analyseer grondig de selectie- en gunningscriteria en de vragen van het offerteformulier. Je vindt er duiding bij wat VDAB verwacht van de inhoud van je offerte:
  • rechtstreeks in het formulier
  • in het bestek zelf vind je eveneens aanwijzingen bij de omschrijving van de selectie- en gunningscriteria en mogelijk ook bij de wijze waarop ze worden beoordeeld
• Het bestek voorziet meestal een mogelijkheid om vragen te stellen. Aarzel niet om daarvan gebruik  te maken.

Je kan samen indienen:

• via co-aanneming
• via onderaanneming
• of via een combinatie van beiden

Samen indienen als co-aannemer betekent dat iedere co-aannemer als inschrijver beschouwd wordt en geen van de partners de samenwerking kan verlaten zonder contractuele gevolgen voor de overheidsopdracht.

Als inschrijver kan je ook beroep doen op onderaannemers, zowel in het kader van de selectie als in het kader van de uitvoering.

Je blijft, als inschrijver, aansprakelijk voor de volledige uitvoering van de opdracht.

Onderaannemers in kader van selectie 

• Je kunt je beroepen op de technische bekwaamheid van een onderaannemer in het kader van de selectie, indien je niet of onvoldoende kunt aantonen dat je 'alleen' over de technische bekwaamheidsvereiste(n) beschikt. Deze onderaanneming wordt geformaliseerd door een onderaannemingsovereenkomst in kader van selectie, conform het model  in bijlage aan het bestek van de opdracht waarvoor je een offerte indient. Hier kun je alvast een voorbeeld bekijken: 

  Bestand

  Overheidsopdrachten - Onderaannemingsovereenkomst selectie (30.94 KB)
• Belangrijk! Zorg er voor dat de ondertekeningsbevoegdheid van je onderaannemers sluitend bewezen is.
• Wil je in de loop van de opdracht de inzet van onderaannemers in het kader van de selectie wijzigen of nieuwe onderaannemers toevoegen, kan je dat niet doorvoeren zonder contractuele gevolgen. Leg dit voorafgaand ter goedkeuring voor aan VDAB. Je dient daarvoor een aangepaste onderaannemingsovereenkomst in, vergezeld van een motivering voor deze toevoeging of wijziging. 

Onderaannemers in kader van uitvoering

• Als je gebruik maakt van een onderaannemer in kader van de uitvoering, hoeft VDAB geen onderaannemingsovereenkomst te ontvangen. Wel geef je in het offerteformulier de identiteit van de onderaannemer op en beschrijf je de werkafspraken en de taakverdeling tussen de partners onderling.
• Wanneer je de opdracht gegund krijgt en je wil in de loop van de opdracht de inzet van onderaannemers in het kader van de uitvoering wijzigen of nieuwe onderaannemers toevoegen, deel je dit voorafgaand mee aan VDAB. Je dient daartoe geen onderaannemingsovereenkomst voor te leggen, maar wel een aangepaste taakverdeling met bijbehorende werkafspraken.

• Ga bij de aanduiding van onderaannemers en co-aannemers na of je daarvoor zelf de wet op de overheidsopdrachten moet toepassen (art.2 van de wet van 17 juni 2016).
• In geval van samenwerking met co-aanneming of onderaannemers, beschrijf je in de offerte de werkafspraken en taakverdeling tussen de partners onderling. 
• Als je gespecialiseerde partners wil inschakelen, pas dan je projectstructuur daarop aan en geef duidelijk aan hoe je de samenwerking inpast om tot een meerwaarde te komen. Ga er niet automatisch van uit dat de beoordelaars van de offerte altijd weten wat de meerwaarde van een partnerschap is.
• Geef duidelijk aan hoe de samenwerking wordt bestuurd en beheerd zowel naar uitvoering van de opdracht als naar aansturing en opvolging.

• Onderhandelingen gaan nooit over de bepalingen van het bestek, enkel over de voorwaarden van je offerte.
• Als tijdens de onderhandelingen voorwaarden van het bestek worden verduidelijkt, wordt de info daarover met alle inschrijvers gedeeld.
• VDAB kan steeds beslissen op basis van de eerste offertes te gunnen zonder een verbetering te vragen. Sommige offertes zijn nu eenmaal zo goed maar soms is het ook een kwestie van tijd.
• Bij een onderhandeling moet VDAB niet of niet onmiddellijk met alle inschrijvers effectief in gesprek gaan. Wanneer je niet wordt betrokken in de gesprekken vind je de motivatie daartoe uiterlijk in het PV van gunning.
• Mogelijk wordt deze beslissing pas genomen aan het eind van de procedure en ontvang je de info bij de eindbeslissing. Vaak kiezen we er immers voor eerst met de bieders van de best gerangschikte offertes te gaan praten en gaan we pas met bieders van lager gerangschikte offertes in gesprek wanneer we oordelen dat dit het resultaat van de onderhandeling kan verbeteren.
• Ga er dus niet van uit dat je in elke onderhandelingsprocedure de kans krijgt om elementen in je offerte aan te vullen of te verduidelijken. Om strategische redenen elementen vaag houden of achter de hand houden in je eerste offerte, zal daarom niet altijd een beter resultaat opleveren.
• Wanneer verbeteringen worden gevraagd, worden die schriftelijk aangeleverd.
• Meestal vraagt VDAB om een 'Best And Final Offer' (BAFO) in te dienen waarbij de wijzigingen duidelijk worden gemarkeerd. 

De VDAB-contractvoorwaarden zijn van toepassing op elke opdracht waarbij de VDAB vanuit zijn regieopdracht diensten aan personen uitbesteedt en waarbij deze voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing zijn verklaard in het bestek. In voorkomend geval maken deze algemene contractvoorwaarden integraal deel uit van het bestek. Je vindt ze in dit document: