Alles over Klantendossier

Hoe krijg je toegang tot 'Klantendossier' of 'Enkel Vertrouwelijk luik'?

Op deze pagina vind je de procedure om toegang te krijgen tot de toepassingen 'Klantendossier' of 'Enkel Vertrouwelijk luik'. 

Eerst moet je organisatie toegang krijgen met een verwerkersovereenkomst. 

Om daarna als medewerker toegang te krijgen tot de toepassing, moeten er 2 belangrijke stappen gebeuren: de administrator van je organisatie maakt een gebruikersprofiel aan, en vinkt de correcte toegangsrechten aan. Daarna vul je het online formulier Gebruiker in.

Wat is het?

Wat is de toepassing 'Klantendossier'?

'Klantendossier' is de toepassing waarmee je als partner toegang krijgt tot de klantendossiers van VDAB en waarin je gegevens over de klant en zijn en jouw acties registreert. De oude benaming voor de toepassing Klantendossier is Mijn Loopbaan voor Partners (MLP).

Wat is de toepassing 'Enkel vertrouwelijk luik?'

Het vertrouwelijk luik of vertrouwelijk dossier is een onderdeel van de toepassing 'Klantendossier'. 'Enkel toegang tot vertrouwelijk luik' is een toegang specifiek voor casemanagers zorg, artsen, psychologen, AMA sociale economie-initiatieven, waarbij je enkel toegang nodig hebt tot het Vertrouwelijk luik en niet tot andere onderdelen van 'Klantendossier'.

Situatie: je organisatie heeft nog géén toegang

Zijn er nog geen collega's in je organisatie die werken met Klantendossier van VDAB? Dan heeft je organisatie eerst toegang nodig met een verwerkersovereenkomst.

Er zijn 2 opties:

  • Ofwel maakt VDAB deze verwerkersovereenkomst voor je organisatie op en laad ze op in het digitaal handtekenplatform van VDAB. De verantwoordelijke krijgt hiervan via e-mail een melding om te ondertekenen. 
  • Kreeg de verantwoordelijke van je organisatie geen ingevulde verwerkersovereenkomst toegestuurd? Dan vult de verantwoordelijke van je organisatie voor jouw organisatie het formulier Verwerkersovereenkomst in en laadt daar de digitaal ingevulde en met eID ondertekende verwerkersovereenkomst in op. Zodra VDAB het ingevulde formulier met de verwerkersovereenkomst heeft verwerkt, sturen we je de ondertekende overeenkomst terug. 

Als de verwerkersovereenkomst door VDAB is verwerkt, krijgt de medewerker die is opgegeven als administrator de rol van administrator. Hij heeft nu de mogelijkheid om in de toepassing 'Toegangsbeheer' gebruikersprofielen aan te maken en toegangsrechten voor die gebruikers aan te vragen. 

Meer info over administratoren en Toegangsbeheer: zie veelgestelde vragen onderaan deze pagina.

Voor outplacementkantoren (niet SIF)

  1. Vóór je het formulier verwerkersovereenkomst indient, doe je als outplacementkantoor éérst een aanvraag tot certificering bij CERTO, het certificeringsorgaan van VDAB en Federgon. 
  2. Na de aanvraag ontvang je van CERTO via mail de ontvankelijkheid van de aanvraag. Stuur deze mail door naar gebruikersbeheer@vdab.be. 
  3. Daarna vult de verantwoordelijke van je organisatie voor jouw organisatie het formulier Verwerkersovereenkomst in en laadt daar de digitaal ingevulde en met eID ondertekende verwerkersovereenkomst in op. 

Situatie: je organisatie heeft toegangsrechten: jij hebt nog toegang nodig

Werken je collega's al met de toepassing? Dan heeft je organisatie al toegang en heb jij enkel nog toegang nodig. Volg de stappen hieronder.

Voor Bemiddelingsvouchers, BWRW, GLOW en SIF4 stuur je éérst een mailtje naar de provinciale VDAB-projectopvolger met je voornaam, naam, de naam van je organisatie en de naam van het project. Weet je niet wie de projectopvolger is voor je project? Vraag aan een collega met toegang tot extranet wie de projectopvolger is: hij vindt de info op de pagina van je samenwerking.

  1. Vraag aan je administrator om een gebruikersprofiel aan te maken en toegangsrechten aan te vinken

    Toon minder - Klap open
    1. Vraag aan de administrator van je organisatie om in 'Toegangsbeheer' bij de juiste vestiging voor jou:
      1. een gebruikersprofiel aan te maken
      2. en de correcte toegangsrechten bij jouw gebruikersprofiel aan te vinken:
        • voor toegang tot 'Klantendossier' zijn dat de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners'
        • voor toegang tot 'Enkel vertrouwelijk luik' zijn dat de toegangsrechten 'PMAB Read Write'
    2. Als je administrator deze acties correct heeft gedaan, ontvang jij:
      • in geval van toegang tot 'Klantendossier' een mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier'. Je hebt nu al toegang tot extranet om beveiligde pagina's op extranet te lezen, maar nog geen toegang tot Klantendossier.
      • in geval van toegang tot 'Enkel vertrouwelijk luik' een mail waarin je toegang wordt bevestigd. Je hebt nu toegang tot Enkel vertrouwelijk.

    Wat is een administrator? Wat is Toegangsbeheer? Zie veelgestelde vragen.

  2. Vul het online Formulier Gebruiker in

    Toon minder - Klap open
    1. Vul het online Formulier Gebruiker in.
    2. Je ontvangt als gebruiker een mail 'Bevestiging Formulier Gebruiker' met jouw naam in het onderwerp.

    Projecten voor schoolgaande jongeren

    Werk je voor projecten voor schoolgaande jongeren, dan stuur je de bevestigingsmail 'Bevestiging Formulier Gebruiker' door naar lerenenwerken@Vlaanderen.be van Departement Onderwijs. Zij contacteren je om je de fysieke opleiding te geven. Je schrijft je niet in bij VDAB voor een fysieke opleidingssesie.

  3. Volg online webcursussen en, indien vereist, de fysieke opleidingssessie

    Toon minder - Klap open

    Als stap 1 en stap 2 voor jou zijn gebeurd en door VDAB zijn verwerkt (dat kan enkele dagen duren), ontvang je een mail van team Gebruikersbeheer met daarin info:

    Opgelet! Voor 'Enkel Vertrouwelijk luik' hoef je géén opleiding of webcursus te volgen. Lees meer over het Vertrouwelijk luik.

  4. VDAB activeert je toegang

    Toon minder - Klap open

    Enkel als stap 1, 2 en 3 zijn afgerond en door VDAB zijn verwerkt, kan VDAB je toegang activeren. 

    Van zodra VDAB je toegang activeert, ontvang je de mail 'VDAB: Je toegang tot Klantendossier werd geactiveerd'. 

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de knop toepassing 'Klantendossier zoeken' om klantendossiers op te zoeken?
  1. Log in op extranet
  2. Klik op ≡Menu bovenaan in de paarse balk
  3. In het uitklapmenu vind je de links naar 'Klantendossier zoeken' of 'Opvolging klanten'. De links openen in een nieuw venster met blauwe balk.

Schermafbeelding uitklapmenu 'Menu' extranet

Link naar Klantendossier op extranet

Schermafbeelding 'Klantendossier zoeken'

Printscreen Klantendossier zoeken.png
Wat is het verschil tussen 'Klantendossier' en 'Extranet-Klantendossier'?

In de toepassing 'Klantendossier' vind je dossiers van klanten. Op extranet vind je richtlijnen voor partners.

De toepassing 'Klantendossier'

In de toepassing 'Klantendossier' (met lichtblauwe balk bovenaan) vind je de dossiers van klanten.

Om toegang te hebben tot de toepassing 'Klantendossier' heb je de toegangsrechten 'Klantendossier voor Partners' nodig.

Ga naar de pagina 'Alles over Klantendossier'

Extranet voor partners

Op 'Extranet voor partners' (met donkerpaarse balk bovenaan) en meer specifiek op de beveiligde pagina's van 'Extranet-Klantendossier' vind je de informatie die je als partner nodig hebt voor je samenwerking met VDAB als partner in de dienstverlening aan werkzoekenden: richtlijnen, handleidingen, draaiboeken, info over opleidingen voor partners, events voor partners, ... .  

Om toegang te hebben tot de beveiligde pagina's op extranet met richtlijnen in verband met Klantendossier heb je de toegangsrechten 'Extranet-Klantendossier' nodig.

Lees hoe extranet werkt.

 
Ik kan inloggen maar vind geen klantendossiers. Wat is er aan de hand?

Is je toegang tot 'Klantendossier' al aangevraagd door je administrator?

Heeft de administrator van je organisatie, naast aanmaken van je gebruikersprofiel, ook de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners' aangevinkt voor je gebruikersprofiel? (stap 1).

Van zodra de administrator van jouw organisatie voor jou in 'Toegangsbeheer' je gebruikersprofiel heeft aangemaakt en voor je gebruikersprofiel de toegangsrechten voor de toepassing 'Klantendossier' heeft aangevinkt (stap 1), krijg je:

  • een mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier' 
  • alvast toegang tot extranet (donkerpaarse balk) en kan je inloggen op extranet om alvast richtlijnen te raadplegen. 
  • Opgelet! Je hebt op dat moment nog géén toegang tot Klantendossier. 
  • Vergeet niet het 'online Formulier gebruiker' (stap 2) in te vullen. Anders kan VDAB je aanvraag niet verder verwerken.

Is je toegang tot 'Klantendossier' al door VDAB geactiveerd?

  • Van zodra de administrator van jouw organisatie voor jou in 'Toegangsbeheer' je gebruikersprofiel heeft aangemaakt en voor je gebruikersprofiel de toegangsrechten voor de toepassing 'Klantendossier' heeft aangevinkt (stap 1), krijg je:
    • een mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier' 
    • alvast toegang tot extranet (donkerpaarse balk) en kan je inloggen op extranet om alvast richtlijnen te raadplegen. 
    • Opgelet! Je hebt op dat moment nog géén toegang tot Klantendossier.
  • Om toegang te hebben tot dossiers van klanten, moeten die aanvraag tot toegangsrechten tot 'Klantendossier' ook nog geactiveerd worden door VDAB. Dat kan pas als, naast stap 1 (gebruikersprofiel en aanvinken toegangsrechten) ook de volgende stappen voor je toegang zijn afgerond:
  • Enkel als je de mail 'VDAB: Je toegang tot Klantendossier werd geactiveerd.' hebt ontvangen, zijn je toegangsrechten geactiveerd.

Heb je inzagerechten in de individuele dossiers van klanten?

Om vervolgens effectief toegang te hebben tot dossiers van klanten, moet je inzagerechten hebben in de individuele dossiers. Lees meer over toegang tot individuele dossiers.

Zoek je op de juiste plek naar klantendossiers?

Zie vraag 'Waar vind ik de knop 'Klantendossier zoeken'?
Hoe lang duurt de verwerking van de aanvraag voor je toegang tot Klantendossier/Enkel vertrouwelijk luik?

We streven ernaar om een aanvraag voor toegang tot Klantendossier/Enkel vertrouwelijk luik binnen de week te verwerken. 

Als het langer duurt is het vaak omdat er een stap ontbreekt:

  • Heeft je organisatie de verwerkersovereenkomst correct ingevuld en bezorgd?
  • Heeft de administrator van je organisatie voor jou in 'Toegangsbeheer' een gebruikersprofiel aangemaakt en de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners' aangevinkt?
    • Kreeg je de mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier'? Dan zijn de toegangsrechten voor jou aangevinkt.
    • Kreeg je de mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier' nog niet, vraag dan na bij de administrator van je organisatie om
      • je gebruikersprofiel aan te maken in 'Toegangsbeheer'
      • en de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners' voor je gebruikersprofiel aan te vinken.
  • Is het Formulier gebruiker voor jou correct ingevuld?
    • kreeg je een mail 'Bevestiging Gebruiker' met jouw naam in het onderwerp, dan is voor jou het formulier al ingevuld.
    • kreeg je die mail nog niet? Vul dan het formulier Gebruiker in. Je krijgt een bevestigingsmail 'Bevestiging Gebruiker'.
  • Heb je de nodige webcursussen gevolgd?
  • Heb je de fysieke opleidingssessie afgerond?
Ik heb een mail ontvangen "VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier" - wat nu?

Ontving je de mail: 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier'? Dan is jouw toegang tot de toepassing 'Klantendossier' aangevraagd, maar moet je nog volgende stappen doen om je toegangsrechten te laten activeren:

  1. Ga na of voor jou het formulier Gebruiker al werd ingevuld:
    • kreeg je een mail 'Bevestiging Gebruiker' met jouw naam in het onderwerp, dan is voor jou het formulier al ingevuld.
    • kreeg je die mail nog niet? Vul dan het formulier Gebruiker in. Je krijgt een bevestigingsmail 'Bevestiging Gebruiker'.
  2. Volg online de webcursussen, waarvan je per mail bericht krijgt.
  3. Je verneemt per mail van het team Gebruikersbeheer of je je moet inschrijven voor een fysieke opleidingssesie bij VDAB, of niet.

Je toegang tot de toepassing 'Klantendossier' wordt pas geactiveerd van zodra voor jou alle voorwaarden zijn voldaan (het online formulier Gebruiker is ingevuld, je hebt de online opleidingen gevolgd, je hebt -indien nodig- de fysieke opleidingssessie gevolgd : je krijgt dan de mail "VDAB: Je toegang tot Klantendossier werd geactiveerd."
Waar vind ik de provinciale VDAB-projectopvolger van mijn samenwerking of project?
  • Heeft je organisatie nog géén toegang tot de toepassing Klantendossier? Bij de opstartvergadering bezorgt VDAB aan je organisatie de contactgegevens van de VDAB-projectopvolger voor je project.
  • Heeft je organisatie al toegang tot de toepassing Klantendossier? Collega's die al toegang hebben vinden het mailadres van de VDAB-projectopvolger op de pagina van je samenwerking of project. Staat je samenwerking niet in de lijst? Contacteer je VDAB-contactpersoon.
Wat is een administrator?
  • De administrator is de persoon binnen je organisatie die het toegangsbeheer voor de organisatie opneemt voor IT-toepassingen van VDAB. Hij heeft de toegangsrechten 'Toegangsbeheer'.
  • De administrator is verantwoordelijk voor:
    • het toevoegen van nieuwe gebruikers in de toepassing Toegangsbeheer door het aanmaken van een gebuikersprofielen
    • het aanvragen of toekennen van toegangsrechten aan gebruikersprofielen van medewerkers van je organisatie in de toepassing Toegangsbeheer.
    • het correct beheren en aanpassen van gebruikersgegevens in Toegangsbeheer. Verlaat een medewerker de organisatie of verandert hij van job, dan moet de administrator het gebruikersprofiel van die medewerker verwijderen uit Toegangsbeheer. 

Zie ook: Wat is Toegangsbeheer? en Hoe maak ik als administrator een gebruikersprofiel aan en geef ik toegangsrechten?
Wat is Toegangsbeheer?

Toegangsbeheer is de toepassing waarmee de administrator van je organisatie gebruikersprofielen voor medewerkers kan aanmaken en toegangsrechten voor toepassingen (zoals 'Klantendossier', 'Extranet-Klantendossier' of 'Enkel Vertrouwelijk luik') kan aanvragen/geven of afnemen. Voorwaarde is wel dat de mogelijkheid om deze toegangsrechten aan te vragen/te geven eerst op organisatieniveau aan de administrator zijn toegekend. Zie: Je organisatie heeft nog geen toegang.

De administrator vindt de toepassing Toegangsbeheer door:

  1. in te loggen op extranet
  2. op het ≡Menu bovenaan in de paarse balk te klikken
  3. in het uitklapmenu te klikken op de knop 'Toegangsbeheer'
Hoe maak ik als administrator een gebruikersprofiel aan en geef ik toegangsrechten aan een medewerker?

Een gebruikersprofiel voor medewerkers aanmaken en toegangsrechten aanvragen/toekennen doe je als administrator via de toepassing 'Toegangsbeheer':

  1. Log in op extranet
  2. Klik op het ≡Menu bovenaan in de paarse balk
  3. Klik in het uitklapmenu op de knop 'Toegangsbeheer'
  4. Kies de vestiging waarop je een nieuwe gebruiker wil aanmaken
  5. Klik op 'Voeg gebruiker toe'
  6. Vul de gegevens van de gebruiker in: Voornaam, Naam, Rijksregisternummer, Werkmailadres, Telefoon- en GSM-nummer.
  7. Vink de toegangsrechten aan:
    • 'Klantendossier voor Partners' voor aanvraag toegang tot de toepassing 'Klantendossier'.
    • 'PMAB Read Write' voor toegang tot de toepassing 'Enkel Vertrouwelijk luik'.
  8. Klik op 'Bewaar'
  9. Opgelet! Vergeet vervolgens ook niet het online Formulier Gebruiker in te (laten) vullen, anders kan VDAB de aanvragen in Toegangsbeheer niet verwerken.

Pas als àlle stappen op deze pagina (online formulier gebruiker, opleiding indien vereist, verwerking door VDAB, ...) door de partner en VDAB zijn afgewerkt heeft de gebruiker toegang tot de toepassing. Vervolgens moet de gebruiker in die toepassing nog toegang krijgen tot de individuele dossiers.

Opgelet!

  • Zorg dat je voor de medewerker een gebruikersprofiel aanmaakt bij de juiste vestiging van je organisatie:

    De onderneming is de organisatie waarvoor de gebruiker werkt. De vestiging is de vestiging van de onderneming waarvoor de gebruiker gaat registreren, en waarbij in VDAB-Toegangsbeheer het gebruikersprofiel voor registraties in Klantendossier wordt aangemaakt.

  • De administrator is verantwoordelijk voor het aanpassen van gebruikersgegevens in Toegangsbeheer. Verlaat een medewerker de organisatie of verandert hij van job, dan moet de administrator het gebruikersprofiel van die medewerker verwijderen uit Toegangsbeheer.
Kan ik als teamleider/direct leidinggevende ook toegang krijgen tot Klantendossier?

Als teamleider kan je toegang krijgen tot Klantendossier (je krijgt de rol 'Begeleiding') om je eigen coaches bij te staan. Zo kan je mee waken over de kwaliteit van de klantendossiers. Omwille van de privacyregels krijgen alleen teamleiders die hun coaches rechtstreeks opvolgen, toegang. 

Wat doe je om toegang tot de toepassing Klantendossier te krijgen? Het volstaat stap 1 en 2 in orde te brengen. Je hoeft in dit geval géén opleiding te volgen.
Kan ik als administratief medewerker ook toegang krijgen tot Klantendossier?

Ja, als administratief medewerker kan je, onder bepaalde voorwaarden, een ondersteunende rol bieden aan de bemiddelaar door welomschreven registratietaken uit te voeren in opdracht van de bemiddelaar. Lees de richtlijn.

Je vraagt de toegang aan op dezelfde manier zoals een coach/bemiddelaar: zie 'Situatie: je organisatie heeft toegangsrechten: jij hebt nog toegang nodig'
Ik heb geen toegang nodig tot Klantendossier, maar wil wel toegang tot extranet.

Werk je niet met klantendossiers, maar wil je wel toegang tot extranet (=website voor partners) om richtlijnen, draaiboeken en handleidingen voor partners te kunnen lezen? Vraag dan aan de administrator van je organisatie om voor jou in Toegangsbeheer een gebruikersprofiel aan te maken en je vervolgens de toegangsrechten 'Extranet-Klantendossier' toe te kennen. Je krijgt meteen een mail ter bevestiging en kan daarna inloggen op extranet met Itsme of eID.

Lees hoe extranet werkt en hoe je mails met updates ontvangt.

Medewerkers die toegang hebben tot Klantendossier, hebben automatisch toegang tot extranet.