Hoe krijg je toegang tot 'Klantendossier' of 'Enkel Vertrouwelijk luik'?

1. Log in op extranet
2. Klik op ≡Menu bovenaan in de paarse balk
3. In het uitklapmenu vind je de links naar 'Klantendossier zoeken' of 'Opvolging klanten'. De links openen in een nieuw venster met blauwe balk.

Schermafbeelding uitklapmenu 'Menu' extranet

Schermafbeelding 'Klantendossier zoeken'

In de toepassing 'Klantendossier' vind je dossiers van klanten. Op extranet vind je richtlijnen voor partners.

De toepassing 'Klantendossier'

In de toepassing 'Klantendossier' (met lichtblauwe balk bovenaan) vind je de dossiers van klanten.

Om toegang te hebben tot de toepassing 'Klantendossier' heb je de toegangsrechten 'Klantendossier voor Partners' nodig.

Ga naar de pagina 'Alles over Klantendossier'

Extranet voor partners

Op 'Extranet voor partners' (met donkerpaarse balk bovenaan) en meer specifiek op de beveiligde pagina's van 'Extranet-Klantendossier' vind je de informatie die je als partner nodig hebt voor je samenwerking met VDAB als partner in de dienstverlening aan werkzoekenden: richtlijnen, handleidingen, draaiboeken, info over opleidingen voor partners, events voor partners, ... .  

Om toegang te hebben tot de beveiligde pagina's op extranet met richtlijnen in verband met Klantendossier heb je de toegangsrechten 'Extranet-Klantendossier' nodig.

Lees hoe extranet werkt.

Is je toegang tot 'Klantendossier' al aangevraagd door je administrator?

Heeft de administrator van je organisatie, naast aanmaken van je gebruikersprofiel, ook de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners' aangevinkt voor je gebruikersprofiel? (stap 1).

Van zodra de administrator van jouw organisatie voor jou in 'Toegangsbeheer' je gebruikersprofiel heeft aangemaakt en voor je gebruikersprofiel de toegangsrechten voor de toepassing 'Klantendossier' heeft aangevinkt (stap 1), krijg je:

• een mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier' 
• alvast toegang tot extranet (donkerpaarse balk) en kan je inloggen op extranet om alvast richtlijnen te raadplegen. 
• Opgelet! Je hebt op dat moment nog géén toegang tot Klantendossier. 
• Vergeet niet het 'online Formulier gebruiker' (stap 2) in te vullen. Anders kan VDAB je aanvraag niet verder verwerken.

Is je toegang tot 'Klantendossier' al door VDAB geactiveerd?

• Van zodra de administrator van jouw organisatie voor jou in 'Toegangsbeheer' je gebruikersprofiel heeft aangemaakt en voor je gebruikersprofiel de toegangsrechten voor de toepassing 'Klantendossier' heeft aangevinkt (stap 1), krijg je:
  • een mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier' 
  • alvast toegang tot extranet (donkerpaarse balk) en kan je inloggen op extranet om alvast richtlijnen te raadplegen. 
  • Opgelet! Je hebt op dat moment nog géén toegang tot Klantendossier.
• Om toegang te hebben tot dossiers van klanten, moeten die aanvraag tot toegangsrechten tot 'Klantendossier' ook nog geactiveerd worden door VDAB. Dat kan pas als, naast stap 1 (gebruikersprofiel en aanvinken toegangsrechten) ook de volgende stappen voor je toegang zijn afgerond:
  • het 'Formulier gebruiker' moet voor jou als gebruiker ingevuld zijn (stap 2),
  • je moet de nodige online opleidingen gevolgd hebben (stap 3),
  • je moet de fysieke opleidingssessie gevolgd hebben als dat vereist is voor jouw situatie (stap 3),
  • én VDAB moet je toegang verwerkt hebben (stap 4).
• Enkel als je de mail 'VDAB: Je toegang tot Klantendossier werd geactiveerd.' hebt ontvangen, zijn je toegangsrechten geactiveerd.

Heb je inzagerechten in de individuele dossiers van klanten?

Om vervolgens effectief toegang te hebben tot dossiers van klanten, moet je inzagerechten hebben in de individuele dossiers. Lees meer over toegang tot individuele dossiers.

Zoek je op de juiste plek naar klantendossiers?

Zie vraag 'Waar vind ik de knop 'Klantendossier zoeken'?

We streven ernaar om een aanvraag voor toegang tot Klantendossier/Enkel vertrouwelijk luik binnen de week te verwerken. 

Als het langer duurt is het vaak omdat er een stap ontbreekt:

• Heeft je organisatie de verwerkersovereenkomst correct ingevuld en bezorgd?
• Heeft de administrator van je organisatie voor jou in 'Toegangsbeheer' een gebruikersprofiel aangemaakt en de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners' aangevinkt?
  • Kreeg je de mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier'? Dan zijn de toegangsrechten voor jou aangevinkt.
  • Kreeg je de mail 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier' nog niet, vraag dan na bij de administrator van je organisatie om
    • je gebruikersprofiel aan te maken in 'Toegangsbeheer'
    • en de toegangsrechten 'Klantendossier voor partners' voor je gebruikersprofiel aan te vinken.
• Is het Formulier gebruiker voor jou correct ingevuld?
  • kreeg je een mail 'Bevestiging Gebruiker' met jouw naam in het onderwerp, dan is voor jou het formulier al ingevuld.
  • kreeg je die mail nog niet? Vul dan het formulier Gebruiker in. Je krijgt een bevestigingsmail 'Bevestiging Gebruiker'.
• Heb je de nodige webcursussen gevolgd?
• Heb je de fysieke opleidingssessie afgerond?

Ontving je de mail: 'VDAB: Aanvraag tot toegang Klantendossier'? Dan is jouw toegang tot de toepassing 'Klantendossier' aangevraagd, maar moet je nog volgende stappen doen om je toegangsrechten te laten activeren:

1. Ga na of voor jou het formulier Gebruiker al werd ingevuld:
   • kreeg je een mail 'Bevestiging Gebruiker' met jouw naam in het onderwerp, dan is voor jou het formulier al ingevuld.
   • kreeg je die mail nog niet? Vul dan het formulier Gebruiker in. Je krijgt een bevestigingsmail 'Bevestiging Gebruiker'.
2. Volg online de webcursussen, waarvan je per mail bericht krijgt.
3. Je verneemt per mail van het team Gebruikersbeheer of je je moet inschrijven voor een fysieke opleidingssesie bij VDAB, of niet.

Je toegang tot de toepassing 'Klantendossier' wordt pas geactiveerd van zodra voor jou alle voorwaarden zijn voldaan (het online formulier Gebruiker is ingevuld, je hebt de online opleidingen gevolgd, je hebt -indien nodig- de fysieke opleidingssessie gevolgd : je krijgt dan de mail "VDAB: Je toegang tot Klantendossier werd geactiveerd."

• Heeft je organisatie nog géén toegang tot de toepassing Klantendossier? Bij de opstartvergadering bezorgt VDAB aan je organisatie de contactgegevens van de VDAB-projectopvolger voor je project.
• Heeft je organisatie al toegang tot de toepassing Klantendossier? Collega's die al toegang hebben vinden het mailadres van de VDAB-projectopvolger op de pagina van je samenwerking of project. Staat je samenwerking niet in de lijst? Contacteer je VDAB-contactpersoon.

• De administrator is de persoon binnen je organisatie die het toegangsbeheer voor de organisatie opneemt voor IT-toepassingen van VDAB. Hij heeft de toegangsrechten 'Toegangsbeheer'.
• De administrator is verantwoordelijk voor:
  • het toevoegen van nieuwe gebruikers in de toepassing Toegangsbeheer door het aanmaken van een gebuikersprofielen
  • het aanvragen of toekennen van toegangsrechten aan gebruikersprofielen van medewerkers van je organisatie in de toepassing Toegangsbeheer.
  • het aanpassen van gebruikersgegevens in Toegangsbeheer. Verlaat een medewerker de organisatie of verandert hij van job, dan moet de administrator het gebruikersprofiel van die medewerker verwijderen uit Toegangsbeheer. 

Zie ook: Wat is Toegangsbeheer? en Hoe maak ik als administrator een gebruikersprofiel aan en geef ik toegangsrechten?

Toegangsbeheer is de toepassing waarmee de administrator van je organisatie gebruikersprofielen voor medewerkers kan aanmaken en toegangsrechten voor toepassingen (zoals 'Klantendossier', 'Extranet-Klantendossier' of 'Enkel Vertrouwelijk luik') kan aanvragen/geven of afnemen. Voorwaarde is wel dat de mogelijkheid om deze toegangsrechten aan te vragen/te geven eerst op organisatieniveau aan de administrator zijn toegekend. Zie: Je organisatie heeft nog geen toegang.

De administrator vindt de toepassing Toegangsbeheer door:

1. in te loggen op extranet
2. op het ≡Menu bovenaan in de paarse balk te klikken
3. in het uitklapmenu te klikken op de knop 'Toegangsbeheer'

Een gebruikersprofiel voor medewerkers aanmaken en toegangsrechten aanvragen/toekennen doe je als administrator via de toepassing 'Toegangsbeheer':

1. Log in op extranet
2. Klik op het ≡Menu bovenaan in de paarse balk
3. Klik in het uitklapmenu op de knop 'Toegangsbeheer'
4. Kies de vestiging waarop je een nieuwe gebruiker wil aanmaken
5. Klik op 'Voeg gebruiker toe'
6. Vul de gegevens van de gebruiker in: Voornaam, Naam, Rijksregisternummer, Werkmailadres, Telefoon- en GSM-nummer.
7. Vink de toegangsrechten aan:
   • 'Klantendossier' voor aanvraag toegang tot de toepassing 'Klantendossier'.
   • 'PMAB Read Write' voor toegang tot de toepassing 'Enkel Vertrouwelijk luik'.
8. Klik op 'Bewaar'
9. Opgelet! Vergeet vervolgens ook niet het online Formulier Gebruiker in te (laten) vullen, anders kan VDAB de aanvragen in Toegangsbeheer niet verwerken.

Als je als administrator het gebruikersprofiel correct hebt aangemaakt en je de toegangsrechten correct hebt aangevinkt, ontvangt de gebruiker een e-mail, dat zijn toegangsrechten zijn aangevraagd. Opgelet! De effectieve toegang wordt pas geactiveerd als julle alle andere stappen (online Formulier Gebruiker, online opleidingen en (indien vereist) fysieke opleidingssessie) hebben afgerond en VDAB die heeft verwerkt.

Opgelet!

• Zorg dat je voor de medewerker een gebruikersprofiel aanmaakt bij de juiste vestiging van je organisatie:

  De onderneming is de organisatie waarvoor de gebruiker werkt. De vestiging is de vestiging van de onderneming waarvoor de gebruiker gaat registreren, en waarbij in VDAB-Toegangsbeheer het gebruikersprofiel voor registraties in Klantendossier wordt aangemaakt.

• De administrator is verantwoordelijk voor het aanpassen van gebruikersgegevens in Toegangsbeheer. Verlaat een medewerker de organisatie of verandert hij van job, dan moet de administrator het gebruikersprofiel van die medewerker verwijderen uit Toegangsbeheer.

Als teamleider kan je toegang krijgen tot Klantendossier (je krijgt de rol 'Begeleiding') om je eigen coaches bij te staan. Zo kan je mee waken over de kwaliteit van de klantendossiers. Omwille van de privacyregels krijgen alleen teamleiders die hun coaches rechtstreeks opvolgen, toegang. 

Wat doe je om toegang tot de toepassing Klantendossier te krijgen? Het volstaat stap 1 en 2 in orde te brengen. Je hoeft in dit geval géén opleiding te volgen.

Ja, als administratief medewerker kan je, onder bepaalde voorwaarden, een ondersteunende rol bieden aan de bemiddelaar door welomschreven registratietaken uit te voeren in opdracht van de bemiddelaar. Lees de richtlijn.

Je vraagt de toegang aan op dezelfde manier zoals een coach/bemiddelaar: zie 'Situatie: je organisatie heeft toegangsrechten: jij hebt nog toegang nodig'

Werk je niet met klantendossiers, maar wil je wel toegang tot extranet (=website voor partners) om richtlijnen, draaiboeken en handleidingen voor partners te kunnen lezen? Vraag dan aan de administrator van je organisatie om voor jou in Toegangsbeheer een gebruikersprofiel aan te maken en je vervolgens de toegangsrechten 'Extranet-Klantendossier' toe te kennen. Je krijgt meteen een mail ter bevestiging en kan daarna inloggen op extranet met Itsme of eID.

Lees hoe extranet werkt en hoe je mails met updates ontvangt.

Medewerkers die toegang hebben tot Klantendossier, hebben automatisch toegang tot extranet.