Vertrouwelijk luik

Afhankelijk van de opdracht die je uitvoert, ziet het vertrouwelijk luik er anders uit voor jou of gelden er andere richtlijnen: Raadpleeg voor meer details het draaiboek van je samenwerking. 

We geven hieronder algemene richtlijnen over het vertrouwelijk luik.

Het vertrouwelijk luik of vertrouwelijk dossier is een onderdeel van het dossier van de klant bij VDAB. Het bevat informatie over het functioneren van de klant op vlak van werk omwille van gezondheidsproblemen en arbeidsbeperking. Daarnaast bevat het ook info over de context van de klant die invloed heeft op het functioneren. Je noteert in het vertrouwelijk luik enkel gegevens en documenten die relevant zijn voor arbeidsbemiddeling.

Het vertrouwelijk luik heeft drie doelen: 

1. Het beschermen van vertrouwelijke gegevens
2. Een communicatieplatform met partners
3. Het opslaan van vertrouwelijke documenten en het wegschrijven van vertrouwelijke contacten 

'Vertrouwelijk luik' bestaat uit vier subtabs: 

• Persoonsgegevens: de contactgegevens van de klant, de bemiddelaar en het provinciaal team DGS.
• Indicaties: toont of een klant erkend is als persoon met een arbeidsbeperking. Toont de mogelijkheid om gebruik te maken van bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM) zoals vb. een loonpremie, tewerkstelling in een beschutte werkplaats,...
• ICF: het indiceringsinstrument om de arbeidsbeperking van de klant te bepalen. Informatie over het functioneren van de klant wordt weggeschreven. Via ICF kan ook informatie gedeeld worden met een partner en wordt ICF dus gebruikt als communicatie-instrument.
• Contacten en documenten: de registratie en resultaat van een contact met de klant.Vertrouwelijke info uit contacten met de klant en documenten die te maken hebben met de arbeidsbeperking en de context van de klant (bijvoorbeeld een medisch verslag, stageverslag, POP,...). Belangrijk is dat enkel documenten met relevantie naar werk opgeladen worden.

Vuistregels voor het opladen van documenten en wegschrijven van informatie in het vertrouwelijk luik zijn:

1. Laad enkel documenten of attesten op met relevantie naar werk

Je mag geen documenten opladen die irrelevant zijn voor het bemiddelen van de klant naar werk. Zorg ervoor dat je aandacht hebt voor lijvige medische verslagen en laadt enkel de relevante stukken op. Vraag je ook af of het noodzakelijk is om documenten op te laden? Misschien moet je het document vertalen in ICF of in contacten? 

2. Bewaar documenten of attesten niet langer dan noodzakelijk. 

Het opladen van documenten en attesten heeft een doel en noodzaak. Indien je doel bereikt is of het bewaren ervan niet langer noodzakelijk is, mag je deze verwijderen. Documenten die niet langer relevant en actueel zijn, horen niet in het vertrouwelijk luik. Je hebt wel aandacht voor documenten die langere tijd bewaard moeten worden (bijvoorbeeld documenten die verantwoorden waarom een bepaald recht toegekend werd). 

3. Ken het verschil tussen nice to have en need to have.

Kijk kritisch naar de documenten en attesten die je oplaadt of de gegevens die je wegschrijft. Vertaal ook de informatie die je krijgt naar het arbeidsmatig functioneren van de klant. 

Er zijn 2 manieren voor partners om toegang te krijgen tot het vertrouwelijk luik:

• ofwel via de toepassing 'Klantendossier zoeken'
• ofwel via 'Vertrouwelijk dossier opzoeken' = 'Enkel toegang tot ‘vertrouwelijk luik’: je ziet dan alleen de informatie onder 'vertrouwelijk luik'

Toegangsprocedure

Toegang tot de toepassing voor je organisatie en jou als individuele medewerker

Eerst krijgt jouw organisatie toegang. Daarna moet je als individuele medewerker toegang krijgen tot toepassing 'Vertrouwelijk luik'. Je leest alles op de pagina 'Hoe krijg je toegang tot Klantendossier of Vertrouwelijk luik?

Toegang tot individuele dossier van een klant

Om individuele dossiers te kunnen raadplegen moet elke klant een kennisgeving doen via het formulier 'Vertrouwelijk luik - Kennisgeving individueel dossier'. Je scant het ingevulde formulier in en zendt het naar tewerkstelling@vdab.be. 

Alles over toegang tot individuele dossiers lees je op de pagina 'Hoe krijg je toegang tot een individueel dossier?' 

• Bestand

  Vertrouwelijk luik - Kennisgeving individueel dossier (43.62 KB)

Personeelswissel

Bij een personeelswissel omwille van ander takenpakket, uitdiensttreding, pensionering,... kan je andere contactpersonen/gebruikers aanduiden voor de bestaande toegangen tot individuele dossiers in het vertrouwelijk luik. Je gebruikt hiervoor dit formulier. Je scant het ingevulde formulier in en zendt het naar tewerkstelling@vdab.be: 

• Bestand

  Toegang Vertrouwelijk Luik bij overdracht dossier(s) (34.99 KB)

Welke organisaties hebben 'enkel toegang tot het vertrouwelijk luik'?

Volgende actoren hebben 'enkel toegang tot het vertrouwelijk luik' en niet tot andere delen van het dossier van een werkzoekende:

• Casemanagers zorg
• Adviserend artsen en RIZIV, psychologen
• Organisaties met adviesbevoegdheid indicering CMW en LDE
• AMA sociale economie-initiatieven

VDAB geeft toegang tot individuele dossiers van het vertrouwelijk luik voor specifieke samenwerkingen

In het kader van volgende samenwerkingen geeft VDAB toegang tot individuele dossiers van het vertrouwelijk luik:

• Adviesbevoegdheid indicering OCMW/CAD
• AMA sociale economie 

VDAB geeft géén toegang tot individuele dossiers van het vertrouwelijk luik voor: 

• Arbeidsmatige activiteiten WVG (Welzijn en Gezondheid)
• Geïntegreerd breed onthaal 

Niet iedereen heeft dezelfde 'soort toegang' in het vertrouwelijk luik. De tabs, knoppen, ... die je mag gebruiken hangen af van de taken die jij in het vertrouwelijk luik moet uitvoeren. 

Het type dienstverlening dat jij als partner biedt, bepaalt welke toegang je nodig hebt: ofwel volledig Klantendossier, ofwel Enkel Vertrouwelijk luik.

Raadpleeg hiervoor de draaiboek van je samenwerking.

Je logt in op extranet. Als je de juiste toegangsrechten hebt in je gebruikersprofiel, vind je de link naar 'Klantendossiers zoeken' of 'Vertrouwelijk luik' in het ≡Menu van extranet.