Vertrouwelijk luik

Het is belangrijk om op een uniforme manier te werken met het vertrouwelijk luik of vertrouwelijk dossier. Daarom deze richtlijnen over de manier waarop je ermee werkt. 

Afhankelijk van de opdracht die je uitvoert, ziet het vertrouwelijk luik er anders uit voor jou of gelden er andere richtlijnen.

De eigenaar van het dossier moet zorgen voor een correct (privacyproof) dossier. Waar nodig spreekt de eigenaar van het dossier anderen aan over bijvoorbeeld irrelevante documenten, informatie die niet goed weggeschreven is,... 



Belangrijk

Afhankelijk van de opdracht die je uitvoert, ziet het vertrouwelijk luik er anders uit voor jou of gelden er andere richtlijnen. Raadpleeg voor meer details de draaiboeken/projectfiches. Hieronder kan je algemene richtlijnen over het vertrouwelijk luik terugvinden.

Wat is het vertrouwelijk luik?

Het vertrouwelijk luik of vertrouwelijk dossier is een onderdeel van Mijn Loopbaan. Het bevat informatie over het functioneren van de klant op vlak van werk omwille van gezondheidsproblemen en arbeidsbeperking. Daarnaast worden ook zaken weggeschreven over de context van de klant die invloed hebben op het functioneren. Je noteert in het vertrouwelijk luik enkel gegevens en documenten die relevant zijn voor de arbeidsbemiddeling.

Het vertrouwelijk luik heeft drie doelen: 

  • Het beschermen van vertrouwelijke gegevens
  • Een communicatieplatform met partners 
  • Het opslaan van vertrouwelijke documenten en het wegschrijven van vertrouwelijke contacten 

De tab bestaat uit vijf subtabs: 

  • Persoonsgegevens: de contactgegevens van de klant, de bemiddelaar en het provinciaal team DGS.
  • Indicaties: toont of een klant erkend is als persoon met een arbeidsbeperking. Toont de mogelijkheid om gebruik te maken van bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM) zoals vb. een loonpremie, tewerkstelling in een beschutte werkplaats,... 
  • ICF: het indiceringsinstrument om de arbeidsbeperking van de klant te bepalen. Informatie over het functioneren van de klant wordt weggeschreven. Via ICF kan ook informatie gedeeld worden met een partner en wordt ICF dus gebruikt als communicatie-instrument. 
  • Contacten en documenten: de registratie en resultaat van een contact met de klant.Vertrouwelijke info uit contacten met de klant en documenten die te maken hebben met de arbeidsbeperking en de context van de klant (bijvoorbeeld een medisch verslag, stageverslag, POP,...). Belangrijk is dat enkel documenten met relevantie naar werk opgeladen worden. 
  • GTB: deze tab wordt niet meer gebruikt. 
     

3 vuistregels

Vuistregels voor het opladen van documenten en wegschrijven van informatie in het vertrouwelijk luik zijn:

1. Laad enkel documenten of attesten op met relevantie naar werk

Je mag geen documenten opladen die irrelevant zijn voor het bemiddelen van de klant naar werk. Zorg ervoor dat je aandacht hebt voor bijvoorbeeld lijvige medische verslagen en laadt enkel de relevante stukken op. Vraag je ook af of het noodzakelijk is om documenten op te laden? Kan het ook voldoende zijn om het document te vertalen in ICF of in contacten? 

2. Bewaar documenten of attesten niet langer dan noodzakelijk. 

Het opladen van documenten en attesten heeft een doel en noodzaak. Indien je doel bereikt is of het bewaren ervan niet langer noodzakelijk is, mag je deze verwijderen. Documenten die niet langer relevant en actueel zijn, horen niet in het vertrouwelijk luik. Je hebt wel aandacht voor documenten die langere tijd bewaard moeten worden (bijvoorbeeld documenten die verantwoorden waarom een bepaald recht toegekend werd). 

3. Ken het verschil tussen nice to have en need to have.

Kijk kritisch naar de documenten en attesten die je oplaadt of de gegevens die je wegschrijft. Vertaal ook de informatie die je krijgt naar het arbeidsmatig functioneren van de klant. 
 

Toegang krijgen: 2 mogelijkheden

Er zijn 2 manieren voor partners om toegang te krijgen tot het vertrouwelijk luik:

  • ofwel via 'Start Mijn Loopbaan voor Partners' (afgekort MLP): je ziet dan alle tabs, waarvan vertrouwelijk luik er 1 is (enkel als je eigenaar van het dossier bent of toegang hebt gekregen door een collega).
  • ofwel via 'Vertrouwelijk dossier opzoeken' = 'Enkel toegang tot ‘vertrouwelijk luik’: je ziet dan alleen de tab 'vertrouwelijk luik'

 

Het is belangrijk om goed na te gaan welke toegangsprocedure je moet volgen:

 

Belangrijk: Niet elke partner heeft dezelfde “soort toegang” en heeft dus dezelfde functionaliteiten in het vertrouwelijk luik. Deze functionaliteiten zijn afgestemd op de taken die de partner in het vertrouwelijk luik moet uitvoeren. 

Hoe weet ik welke toegang ik nodig heb?

Het type dienstverlening dat jij als partner biedt, bepaalt welke toegang je nodig hebt: ofwel volledig Mijn Loopbaan voor Partners (MLP), ofwel Enkel Vertrouwelijk luik.

Raadpleeg hiervoor de draaiboeken en/of projectfiches!

 

In het kader van volgende opdrachten geeft de VDAB toegang tot het vertrouwelijk luik, mits per mail bezorgen van ingevulde formulier Toestemming tot individueel dossier vertrouwelijk luik:

Formulier - Toestemming tot individueel dossier vertrouwelijk luik (update okt 2021) (42.29 KB)

 

 

VDAB geeft geen toegang tot het vertrouwelijk luik voor: 

  • Arbeidsmatige activiteiten
  • Geïntegreerd breed onthaal 

 

    Onderscheid inzagerechten voor MLP of toegang tot het onderdeel Vertrouwelijk luik

    Er is een onderscheid tussen inzagerechten MLP (op individueel dossier-niveau) en de toegang tot het onderdeel vertrouwelijk luik (op niveau van de toepassing/tool). Gebruik de correcte benamingen te gebruiken om verwarring te vermijden. 

    We leggen hier uit wat inzagerecht MLP betekent:

    Wat is inzagerecht ?

    Onze klantendossiers zijn afgeschermd voor partners die toegang hebben tot "Mijn Loopbaan" via "Mijn Loopbaan voor Partners" (MLP). Zij hebben toegang tot de toepassing MLP, maar vaak niet tot het volledige klantendossier. De partner moet per klant inzage vragen aan de hand van het inzagerechtenformulier. De klant geeft hiervoor expliciet toestemming. 

    Hoe geeft de klant inzagerecht? 

    • Expliciet toekennen van inzagerecht aan de partner (organisatie) :
      • De klant ondertekent een inzagerechtenformulier op vraag van de partner. 
      • De klant geeft het document aan VDAB.
      • Een VDAB-medewerker kent binnen een periode van 5 werkdagen, het inzagerecht aan de organisatie toe. 
    • Automatisch toegekend inzagerecht bij 
      • toeleiding naar een tenderpartner (bij ondertekening van een afsprakenblad)
      • doorverwijzing (bij ondertekening van een doorverwijskaart) 
      • gecertificeerde partners zoals bijvoorbeeld GTB en OCMW 
         

    Het formulier inzagerechten MLP en meer info over inzagerechten MLP vind je bij 'Hoe krijg je toegang tot een individueel dossier in MLP?'.