De Platos Tijdsregistratie-applicatie (Platos TR-app)

Start de Platos TR-app

Je gebruikt de Platos TR-app bij volgende VDAB-projecten:

• het project GOB - Gespecialiseerd werkplekleren en gespecialiseerde jobcoaching
• het project Gespecialiseerde jobcoaching

Moet je tijd registreren voor een ESF-project in kader van een ESF-oproep? Richt je dan met vragen over tijdsregistratie tot jouw Europa WSE -contactpersoon.

In de Platos Tijdsregistratie-applicatie (Platos TR-app) registreer je als partner van VDAB de bestede werktijd per werknemer voor jouw specifiek project. Een andere benaming voor de app is ‘Platos Tijdsregistratie (-applicatie)’.

Wat is het niet?

De PlatosTijdsregistratie-app is niet hetzelfde als de ESF-applicatie. De ESF-applicatie is het projectbeheerssysteem van het Europa WSE en is verder niet van toepassing hier.

De registraties van bestede tijd zijn nodig om achteraf subsidies te kunnen verantwoorden. Enkel wat ingediend is in de applicatie, komt in aanmerking voor financiering.

In de Platos Tijdsregistratie-app zijn er 3 rollen:

• Promotor

  • volgt het project operationeel op.
  • kan als enige
    • mensen koppelen aan een project.
    • toewijzingen toevoegen aan projectmedewerkers.
  • kan geen eigen toewijzingen goedkeuren omwille van het vier-ogen-principe (Wat is dat?).
  • kan als enige finaal de prestaties en toewijzingen goedkeuren en indienen bij Europa WSE.

• Leidinggevende

  • keurt de individuele registraties van de medewerker(s) goed of af. 
  • kan omwille van het vier-ogen-principe (Wat is dat?) nooit zijn eigen registraties goedkeuren.

• Projectmedewerker

  • registreert prestaties of keurt eigen toegewezen toewijzingen goed of weigert ze.
  • Bij deze rol moet er altijd een leidinggevende gedefinieerd zijn.
  • zonder leidinggevende kan geen prestaties laten goedkeuren.
  • kan niet aan meer dan één project gekoppeld worden. (Een projectmedewerker kan wel op verschillende activiteiten binnen een project gekoppeld worden, door verschillende organisaties.)
  • mag niet zichzelf als leidinggevende gedefinieerd hebben.

Wat is het vier-ogen-principe?
Het vier-ogen-principe is een preventieve controle in organisatietheorie, waarbij bepaalde werkprocessen, taken, beslissingen, acties of processen alleen kunnen worden uitgevoerd door identieke beslissingen van ten minste twee mensen.
Concreet betekent dit dat binnen de Platos Tijdregistratie applicatie ten minste twee mensen de tijdregistratie of toewijzing dienen goed te keuren.

Om te kunnen registreren in de app moeten: 

1. eerst de juiste rechten van de medewerkers in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid zijn geregistreerd
   • dit gebeurt door de lokale beheerder van de organisatie
2. daarna de juiste rollen van de medewerkers in de Platos Tijdsregistratie-applicatie zijn geregistreerd
   • dit gebeurt door de promotor, die de rollen koppelt aan een project

De lokale beheerder van je organisatie zorgt er eerst voor dat de juiste rechten zijn verleend in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Contacteer hiervoor de lokale beheerder en bezorg hem:

• je naam
• je rijksregisternummer.

 Ben je zelf lokale beheerder of is er nog geen lokale beheerder? Zie Hoe geef je toegang tot de app?.

• Heb je de rol van promotor? Dan heb je al automatisch toegang tot de Platos Tijdsregistratie-applicatie nadat de lokale beheerder voor jou de juiste rechten (= DWSE-organisatieverantwoordelijke) heeft verleend in het gebruikersbeheer. Jij voegt verder in de tijdregistratie-app de leidinggevenden en projectmedewerkers aan het project toe. 
• Heb je de rol van leidinggevende of projectmedewerker? Bezorg de promotor dan ook nog volgende gegevens:
  • naam
  • voornaam
  • rijksregisternummer
  • e-mailadres

Weet je niet wie de lokale beheerder is?

Weet je niet wie van jouw collega’s de lokale beheerder is? Informeer bij 1700, zij kunnen dit opzoeken (optie 5 in het keuzemenu, als je belt).

Om te kunnen registreren in de app moeten de juiste rechten en rollen van elke medewerker geregistreerd zijn:  

1. eerst in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid
2. daarna in de Platos Tijdsregistratie-applicatie zelf

Het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid moet eerst in orde zijn vooraleer toegang tot de Platos Tijdsregistratie-app gegeven kan worden.

De lokale beheerder zorgt voor de juiste rechten in het gebruikersbeheer, de promotor koppelt verder de juiste rollen aan een project in de app.

Enkel een lokale beheerder kan in dit gebruikersbeheer de nodige rechten toewijzen. (Let op: alleen lokale beheerders die in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid de rechten hebben op alle domeinen of het domein werkgelegenheid kunnen dit.)

Ben jij lokale beheerder van je organisatie?

Krijg je de vraag van een collega om toegang tot de PlatosTijdsregistratie-applicatie te verlenen?

Dan volg je onderstaande stappen:

Ga naar het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid

1. Ken de aanvrager de juiste rechten toe.
2. Kies vervolgens in het veld Maatregelen  ‘Platos tijdsregistratie’
3. Dit is belangrijk: als je niet de juiste maatregel van ‘Platos tijdsregistratie’ kiest, krijgt de aanvrager niet de juiste toegang!

Overzicht rechten

De rechten in het gebruikersbeheer hebben andere benamingen dan in de tijdsregistratie-app. Afhankelijk van wie welke rol moet krijgen in de app, ken je enkel en alleen onderstaande rechten toe in het gebruikersbeheer:

• DWSE-organisatieverantwoordelijke

  • Dit komt overeen met de rol Promotor in de tijdsregistratie-app

• DWSE-projectverantwoordelijke

  • Dit komt overeen met de rol Leidinggevende in de tijdsregistratie-app

• DWSE-projectmedewerker

  • Dit komt overeen met de rol Projectmedewerker in de tijdsregistratie-app

Andere rechten (bijvoorbeeld DWSE-opleider) mogen niet gebruikt worden. 

Wat als er nog geen lokale beheerder is?

Wettelijke vertegenwoordigers​

Sinds 11 juni 2021 hebben Wettelijk Vertegenwoordigers rechtstreeks toegang tot het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Ze kunnen zich aanmelden via het toegangsbeheer van de Vlaamse overheid, waar ze een overzicht krijgen van alle organisaties waarvoor ze Wettelijk Vertegenwoordiger zijn. Als hun organisatie nog niet gekend is in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid, wordt deze automatisch aangemaakt. Ze krijgen binnen het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid voor hun organisatie(s) dezelfde functionaliteiten als een Hoofd Lokale Beheerder.​

Hoofdtoegangbeheerder

Als je wettelijke vertegenwoordiger geen rechten wilt toekennen, dan moet er eerst een hoofdtoegangbeheerder aangesteld worden in het Beheer der Toegangbeheerders (BTB). Die krijgt van jouw organisatie de verantwoordelijkheid vanuit de bestuurders (Raad Van Bestuur, directie, …) om de gebruikersrechten van alle medewerkers in uw organisatie toe te kennen. De hoofdtoegangbeheerder kan dan verder lokale beheerders aanstellen. Alle info daarover lees je hier: csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders

Ondersteuning bij het gebruikersbeheer

Als lokale beheerder kan je op site van de Vlaamse overheid meer info vinden over hoe gebruikers te beheren: Praktische info voor lokale beheerders.

Het gebruikersbeheersysteem van de Vlaamse Overheid wordt beheerd door Vlaanderen Digitaal. Ondervind je (technische) problemen bij het gebruikersbeheersysteem van de Vlaamse Overheid, neem dan rechtstreeks contact op met de Vlaamse overheid op het nummer 1700 (kies optie 5) of vul het contactformulier van de Vlaamse overheid in.

Enkel de personen die in de voorgaande stap in het gebruikersbeheer de rechten van DWSE-organisatieverantwoordelijke hebben gekregen, hebben al meteen toegang tot de Platos Tijdsregistratie-applicatie. In de app zelf heet deze rol Promotor. 

Als promotor koppel je verder de mensen aan een project.

Hoe iemand toevoegen in de PlatosTR-app?

Open de Platos Tijdsregistratie-applicatie (Platos TR-app) en volg het gedetailleerd stappenplan met handige screenshots in de 'handleiding gebruik Platos TR-app'.

• Eén persoon kan meerdere rollen hebben in de Platos TR-app en alle rechten moeten eerst geregistreerd zijn in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid én daarna in de Platos TR-app. 
• In de Platos TR-app kan er meer dan één promotor zijn binnen een organisatie. De rol van promotor in de Platos TR-app wordt automatisch aangemaakt, de eerste keer dat de promotor zich aanmeldt bij het project.

Lees meer op de pagina Gebruik Platos TR-app.

Op de pagina Hoe gebruik je de Platos TR-app? lees je alles over hoe je tijd registreert.

Je vindt er onder meer:

• de handleiding (met stappenplan en screenshots)
• filmpjes

Meer info kan je lezen op dit deel van de website van Europa WSE: Platos Tijdsregistratie-applicatie voor intern personeel

Let wel op: 

De Europa WSE-website bevat ook informatie die niet van toepassing is voor de samenwerking tussen VDAB en haar partners. Zo is het type samenwerking tussen VDAB en haar partners in termen van de tijdsregistratie-applicatie een ‘projectwerking’ en niet een ‘opleiding’. Enkel het luik ‘tijdsregistratie-instructies voor intern personeel’ is hier van toepassing. 

Bovendien betekenen de woorden ‘partners’, ‘opleidingen’ en ‘e-learning’ iets anders bij Europa WSE dan bij VDAB. Daardoor is niet alle informatie op de Europa WSE-website zomaar van toepassing op projecten bij VDAB:

• Wat voor Europa WSE binnen haar tijdsregistratie een promotor is, is voor VDAB een ‘partnerorganisatie’. Dit moet dus zo gelezen worden. 

Ga naar het overzicht van veelgestelde vragen >

• Heb je vragen over het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid of ondervind je (technische) problemen, neem dan rechtstreeks contact op met de Vlaamse overheid op het nummer 1700 (kies optie 5) of vul het contactformulier van de Vlaamse overheid in.
• Heb je vragen of (technische) problemen bij de PlatosTijdsregistratie-app? Stel je vraag of meld je probleem bij WSE>