Platos TR-app: Hoe gebruiken?

Je registreert alleen voor jezelf tijd voor individuele tijdsregistratie.

De toegang tot de app is gelinkt aan jouw rijksregisternummer. Je kan dus geen individuele tijdsregistratie doen voor iemand anders. 

Wanneer registreer je?

Je mag pas na de uitvoering van de prestatie(s) tijd registreren in de Platos TR-app, maar dat hoeft niet dezelfde dag. Je kan de applicatie continu aanvullen. Wij raden je wel aan om de tijdsregistratie regelmatig (bijvoorbeeld maandelijks) bij te werken.​

Een individuele prestatie moet zowel door projectmedewerker, leidinggevende als promotor goedgekeurd en ingediend worden bij Europa WSE ten laatste voor het einde van de rapporteringsperiode. Om te vermijden dat onze diensten uw registraties niet tijdig kunnen behandelen, raden we daarom ten sterkste af om de registraties uit te stellen tot de einddatum van het project.

Tijdsblokken registreren

• Lessen waarbij de lesgever nog beschikbaar is tijdens de pauze mag je in één tijdsblok registreren.
• Je mag geen tijdsblokken inbrengen van 6 of meer opeenvolgende uren. Je krijgt een foutmelding als je dat wel doet.
• Je rekent minstens 30 minuten middagpauze per dag. 
• Je mag meer dan 2 tijdsblokken inbrengen per dag.

Als promotor of leidinggevende kan je ook tijd registreren als projectmedewerker.  Omwille van het vier-ogen-principe moet de leidinggevende die aan jou als projectmedewerker is gekoppeld, iemand anders zijn dan jezelf.

• Als promotor kan je ook je tijd registreren als projectmedewerker:
  • Je meldt je dan aan als projectmedewerker in de Platos TR-app (rollen wisselen bovenaan naast je naam in de PlatosTR-app) en registreert jouw tijd. De leidinggevende die aan jou als projectmedewerker is gekoppeld, moet deze tijdsregistratie goedkeuren of weigeren. Omwille van het vier-ogen-principe moet de leidinggevende die aan jou als projectmedewerker is gekoppeld, iemand anders zijn dan jezelf.
• Als leidinggevende kan je ook tijd registreren als projectmedewerker:
  • Je meldt je aan als projectmedewerker in de PlatosTR-app (rollen wisselen bovenaan naast je naam in de PlatosTR-app) en registreert jouw tijd. Omwille van het vier-ogen-principe moet de leidinggevende die aan jou als projectmedewerker is gekoppeld, iemand anders zijn dan jezelf.

Eén persoon kan meerdere rollen hebben in de Platos TR-app en elke rol moet geregistreerd zijn in het gebruikersbeheer én in de Platos TR-app. 

Voor het project Subsidie Verzorgende/Zorgkundige heb je als promotor voor projecten die starten vanaf 1-8-2022 de mogelijkheid om in plaats van met individuele uurregistratie, te werken met vaste toewijzing.

Voor het project GOB - Gespecialiseerd werkplekleren en gespecialiseerde jobcoaching kan je als promotor ervoor kiezen om te werken met vaste toewijzing in plaats van met individuele uurregistratie.

Wat betekent vaste toewijzing?

Dat betekent dat zowel de promotor als de projectmedewerker in de tijdsregistratie-applicatie vastleggen

• voor welke periode (looptijd van de toewijzing) de projectmedewerker ingezet wordt voor dit project.
• voor welk percentage van zijn arbeidstijd in verhouding tot zijn arbeidsregime de projectmedewerker ingezet wordt voor dit project.
• wat de concrete taken zijn die de projectmedewerker in het project opneemt.

De projectmedewerker 

• moet voor de periode van de toewijzing geen individuele prestatie-uren registreren. 
• kan voor een bepaalde periode enkel uurregistratie of enkel toewijzing registreren. 

Toewijzing en individuele tijdsregistratie

Als je voor een bepaalde medewerker voor een bepaalde periode voor een project een toewijzing aanmaakt, kan je in die periode voor die medewerker in datzelfde project geen individuele tijdsregistratie meer inbrengen. Je werkt voor een bepaalde periode bij eenzelfde project dus ofwel met toewijzing, ofwel met individuele tijdsregistraties. 

Eenzelfde medewerker kan wél in project A werken met individuele tijdsregistraties en in project B met een toewijzing, want het gaat om 2 verschillende projecten. 

Een projectmedewerker kan ook voor niet meer dan 100% toegewezen worden aan een of meerdere projecten binnen een bepaalde periode en over alle projecten heen.

Addendum aan arbeidsovereenkomst verplicht bij toewijzing

Als je een toewijzing hebt ingegeven in de Platos TR-app, is het nog steeds verplicht een addendum aan de arbeidsovereenkomst toe te voegen. Dit addendum moet voldoen aan specifieke vormvereisten, die je in de handleiding vindt bij Deel 3a: Promotor kiest voor optie toewijzing voor projectmedewerker.

Hoe bereken je een toewijzing?

Het toewijzingspercentage drukt de arbeidstijd binnen het project uit. Wij verwachten in de app een toewijzingspercentage ten aanzien van 100%. Indien je medewerker in een deeltijds stelsel werkt, kan je in onderstaande tabel vinden op welke manier je de omrekening doet. 

Toelichting bij de tabel:

• In de twee bovenste rijen van de tabel wordt het toewijzingspercentage in relatie tot het arbeidsregime berekend door het arbeidsregime te vermenigvuldigen met de inzet aan het project. Bijvoorbeeld: Als een personeelslid met arbeidsregime 0,80 VTE, voor 50% wordt ingezet in het project, is het toewijzingspercentage 40% (= 80% X 50).
• In de drie onderste rijen wordt het toewijzingspercentage berekend door het aantal ingezette dagen in de week uit te drukken in een percentage, het arbeidsregime buiten beschouwing. Bijvoorbeeld: Als een personeelslid met arbeidsregime 1,00 VTE elke woensdag wordt ingezet, bedraagt het toewijzingspercentage 20% (1 dag op 5 werkdagen). Als een personeelslid met halftijds arbeidsregime 0,50 VTE elke woensdag wordt ingezet, bedraagt het toewijzingspercentage ook 20% (1 dag op 5 werkdagen).
• Het toewijzingspercentage mag op geen enkele dag binnen de toewijzing groter zijn dan 100%. De Platos TR-app controleert automatisch de toewijzingspercentages over de verschillende projecten heen.

De datum van de toewijzing mag niet buiten de projectdata vallen.

Hoe registreer je een toewijzing?

De promotor zet de toewijzing klaar. De projectmedewerker kan de aangemaakte toewijzing bevestigen of wijzigen en dan terugsturen voor bevestiging naar de promotor. 

De promotor 

• registreert volgende gegevens in de Platos TR-app:
  • het percentage dat de medewerker op het project werkt
  • de berekeningswijze
  • de begin- en einddatum
  • de activiteit van de projectmedewerker/leidinggevende
• laadt bewijsstukken in het Digitaal Archief Samenwerking (DAS) op. Welke bewijsstukken? Zie handleiding

Voor wie kan je als promotor een toewijzing registreren?

Voor projectmedewerkers en leidinggevende die al eerder geregistreerd zijn in de Platos TR-app, kan je nadien nog een toewijzing aanmaken, zolang je de tijdsperiodes waarvoor je registreert niet overlappen.

Wanneer dien je best de toewijzingen in als promotor?

Een toewijzing moet ten laatste ingediend zijn door de promotor in de Platos TR-app voor de laatste dag van de desbetreffende rapporteringsperiode/einde van het project. 

Tip: We raden aan om toewijzingen pas bij het afsluiten van jouw rapportperiode in te dienen. Zolang je de rapportperiode niet hebt afgesloten, kan je als promotor zelf de datum van de toewijzing of de toewijzing zelf nog aanpassen. Eens je als promotor een toewijzing hebt bevestigd in de Platos TR-app, moet je als promotor die toewijzing eerst archiveren, voor je als promotor een nieuwe toewijzing kan registreren ter correctie.

In de Platos TR-app zijn er meerdere statussen mogelijk als je werkt met Individuele tijd prestaties of met Toewijzing.

Individuele tijd prestaties

De verschillende statussen voor Individuele tijd prestaties zijn:

• Bewaard: betekent dat de prestaties zijn ingebracht door de projectmedewerker maar nog niet bevestigd dus nog niet doorgegeven aan de leidinggevende. Je kan prestaties steeds opnieuw bewaren, verwijderen of indienen. Dit is een status zichtbaar voor de projectmedewerker

• Gepland: is een status zichtbaar voor de promotor en heeft dezelfde betekenis als bewaard.

• Ingediend bij de leidinggevende: betekent dat de prestaties bevestigd zijn door de projectmedewerker. De leidinggevende dient de prestaties nog goed te keuren.

• Ingediend bij de promotororganisatie: betekent dat de prestaties zijn ingegeven bij de promotor en reeds zijn goedgekeurd door de leidinggevende. De promotor dient deze prestaties nog goed te keuren
• Ingediend bij ESF: betekent dat de prestaties zijn goedgekeurd door de promotor.
• Heropend: betekent dat de promotor de prestaties heeft heropend en de projectmedewerker de prestaties opnieuw moet indienen.
• Geweigerd: betekent dat de prestaties zijn geweigerd door leidinggevende of de promotor. De projectmedewerker kan de prestaties wijzigen en indienen of verwijderen. De promotor kan de prestaties ook verwijderen.

Onderstaand schema toont wie welke actie bij de verschillende statussen van prestaties kan uitvoeren. Staat er niets ingevuld in het schema, dan kan die medewerker in die status geen actie uitvoeren.

Toewijzing

De verschillende statussen voor Toewijzing zijn:

• Ingediend bij de projectmedewerker: betekent dat de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet is goedgekeurd door de projectmedewerker. (Deze status is zichtbaar voor de promotor).
• Goed te keuren: betekent dat de toewijzing is ingebracht door de promotor, maar nog niet is goedgekeurd door projectmedewerker (Deze status is zichtbaar voor de projectmedewerker.)
• Ingediend bij de promotororganisatie: betekent dat de toewijzing is ingegeven bij de promotor, na goedkeuring door de projectmedewerker.
• Ingediend bij ESF: betekent dat de toewijzing is goedgekeurd door de promotor.
• Geweigerd: betekent dat de toewijzing is geweigerd door de promotor (Deze status is zichtbaar zowel voor promotor als voor de projectmedewerker.) en de projectmedewerker moet de toewijzing aanpassen en indienen bij promotor ter goedkeuring, zodat de promotor de toewijzing nog kan goedkeuren en indienen bij Europa WSE. 

Onderstaand schema toont wie welke actie bij de verschillende statussen van Toewijzing kan uitvoeren. Staat er niets ingevuld in het schema, dan kan die medewerker in die status geen actie uitvoeren.

Als een registratie is ingediend en goedgekeurd, kan je een overzicht raadplegen via rapporten. De promotor kan die rapporten downloaden uit de Platos TR-app. 

Opgelet! Enkel promotoren van organisaties die niet behoren tot de doelgroep GID-dienstverlening van de Vlaamse Overheid (Wat is GID?), kunnen rapporten uit de Platos TR-app downloaden.

• Als je de promotor-rol hebt in een organisatie die niet tot de doelgroep van GID behoort, heb je geen extra recht nodig in het gebruikersbeheer om rapporten te downloaden. In de handleiding vind je instructies om rapporten te downloaden. 
• Voor gebruikers met de promotor-rol die wel behoren tot de doelgroep GID-dienstverlening (Wat is GID?) werken we momenteel nog aan een oplossing. 

Wat is GID?

GID staat voor Gemeenschappelijke ICT-dienstverlening en verwijst naar het centrale ICT netwerk van de Vlaamse Overheid en alle dienstverlening errond.

Bij een organisatie die behoort tot de doelgroep van GID worden alle netwerken, pc's, laptops, printers en mobiele toestellen beheerd door de Vlaamse Overheid.

Meer info over GID vind je op overheid.vlaanderen.be/netwerkdiensten/oplossingen/gid

Hoe kan je nagaan of je organisatie behoort tot de doelgroep van GID-dienstverlening?

Er zijn 2 manieren om na te gaan of je organisatie behoort tot de doelgroep van GID: 

• bel naar 1700 en vraag of je organisatie behoort tot de doelgroep van GID-dienstverlening van de Vlaamse Overheid
• controleer zelf in het aanmeldscherm van de PlatosTR-app waar je als gebruiker selecteert voor welke organisatie je aanmeldt via welke doelgroep je je rechten hebt gekregen. Is het symbool dat je ziet
  • een leeuw? 
    
    Dan behoort je organisatie tot de doelgroep van GID. Je organisatie is dan een entiteit van de Vlaamse Overheid.
     
  • een gebouw, een hoedje of een tent?
    
    Dan is je organisatie respectievelijk een Economische actor, een Onderwijs- of vormingsinstelling of een Lokaal bestuur en behoort je organisatie niet tot de doelgroep van GID.

• voor de projectmedewerker
• voor de leidinggevende
• voor de promotor

Op de algemene pagina over de Platos Tijdsregistratie-applicatie lees je alles over toegang krijgen en geven, en meer.

Ga naar het overzicht van de veelgestelde vragen >

Heb je vragen of (technische) problemen bij de Platos Tijdsregistratie-app? Stel je vraag of meld je probleem >