Veelgestelde vragen
Op deze pagina vind je veelgestelde vragen in verband met de Platos Tijdsregistratie-applicatie (Platos TR-app).
Klik in het overzicht op jouw vraag en vind je antwoord.
Overzicht
Opstarten en aanmelden
- Welke browser moet ik gebruiken?
- Bij het aanmelden op mijn je smartphone, zie (of kan) ik het pijltje niet (zien).
- Ik krijg een foutmelding: 'interne fout', 'SAML' of 'Application not found'.
- Waar vind ik het projectnummer van mijn project?
Tijd registreren
- Kan ik op een andere manier tijd registreren, dan via de Platos TR-app?
- Moeten cursisten zich ook registreren via de Platos TR-app?
- Moeten freelancers zich ook registreren via de Platos TR-app?
- Kan ik voor de registratie van activiteiten werken met uitklaplijstjes of excel-bestanden?
- Kan ik voor de registratie van activiteiten werken met eigen omschrijvingen of vertaling naar codes?
- Kan ik prestaties van voorbereidingen in het weekend registreren?
- Kan ik de cursistenevaluatie voor de hele groep registreren in één activiteit?
- Wie doet de uitbetaling van de kilometervergoeding tijdens een stage?
- Wat als de einddatum van het individueel traject van een cursist niet samenvalt met de einddatum van de opleiding?
- Kan ik na einde opleiding nog wijzigingen doen in de Platos TR-app?
Privacy
- Mijn naam, voornaam, e-mailadres en rijksregisternummer zijn opgenomen in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid. Is dat een probleem voor mijn privacy?
- Als promotor krijg ik in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid namen en e-mailadressen te zien van mensen buiten mijn organisatie. Is dat een probleem voor privacy?
Vier-ogen-principe
- Is de tweede persoon die moet goedkeuren altijd de leidinggevende?
- Kan de promotor het tweede paar ogen zijn voor de andere promotor/leidinggevende?
- Wie keurt goed voor een leidinggevende die uren registreert als projectmedewerker?
- Wat als de promotor ook de projectmedewerker is?
- Wat met vier-ogen-principe als ik een aanmanszaak heb?
Rechten - Gebruikersbeheer - toewijzing
- Mijn project is niet zichbaar? Ik ben aangemeld als promotor maar ik tref een leeg scherm?
- Heb ik als eenmanszaak ook een lokale beheerder?
- Moet elke organisatie een DWSE-organisatieverantwoordelijke, DWSE-projectmedewerker en DWSE-projectverantwoordelijke hebben?
- Mijn personeel wordt toegewezen via addendum. Moet ik nog steeds Platos TR-app gebruiken?
- Wat als ik het type overeenkomst van de projectmedewerker moet aanpassen?
- Kan ik eenzelfde persoon voor eenzelfde periode aan meerdere projecten toewijzen?
- Kan een medewerker op eenzelfde project meerdere toewijzingen hebben?
- Kan ik een persoon die is toegevoegd als projectmedewerker, erna nog veranderen en werken met toewijzing?
- Wat met een toewijzing bij het verval van recht op gewaarborgd loon?
Goedkeuren en indienen
- Kan de persoon die de prestatie bevestigt een promotor zijn?
- Kan ik als leidinggevende tijdsregistraties in bulk goedkeuren?
- Waar vind ik als leidinggevende een overzicht van af- of goedgekeurde tijdsregistraties?
- In welke gevallen kan Europa WSE of VDAB mijn ingediende tijdsregistraties weigeren?
Andere vragen?
Opstarten en aanmelden
Welke browser moet ik gebruiken?
De Platos TR-applicatie werkt het best in één van deze browsers op
- PC: Mozilla, Google Chrome en Edge
- iPhone/Mac (IOS) : Safari – Chrome .
- Android : Chrome – Firefox.
De Platos TR-applicatie werkt niet met Internet Explorer.
Bij het aanmelden op mijn je smartphone, zie (of kan) ik het pijltje niet (zien).
Het scherm van een mobiel toestel is vaak (te) klein. We hebben een middenweg gezocht tussen de verschillende groottes van de schermen: de applicatie moet ook op een PC gebruikt kunnen worden. Daarom zal je soms naar beneden of links-rechts moeten scrollen. Zie hieronder bijvoorbeeld een scherm op een smartphone waarbij de Help-knop het pijltje van de organisatie bedekt.
Ik krijg een foutmelding: 'interne fout', 'SAML' of 'Application not found'.
Deze meldingen betekenen dat er iets fout gelopen is tijdens het authenticeren. Je kan één van volgende oplossingen proberen:
- Sluit je browser volledig af en probeer opnieuw.
- Wis de geschiedenis van je browser.
- Probeer aan te melden in een andere browser.
- Open het e-loket in een incognito-venster. Hoe doe je dit?
- in Google Chrome: druk ctrl+shift+n (in de nieuwe versie is dit het gastaccount: icoontje rechts bovenaan in het scherm)
- in Firefox: druk ctrl+shift+p
- In OS: vervang je de Control door Command ⌘
- Of ga naar Archief -> Open een nieuw incongnito-venster in Safari
Waar vind ik het projectnummer van mijn project?
Je vindt het projectnummer in de Platos TR-applicatie bij Jouw projecten in de tabel onder de titel Projectnummer. Opgelet! Dit projectnummer is anders dan het VDAB-projectnummer. Vermeld dit projectnummer in elke communicatie over de Platos TR-app (bijvoorbeeld als je een probleem meldt of een vraag stelt over de Platos TR-app), dan kunnen wij jou sneller verderhelpen.
Tijd registreren
Kan ik op een andere manier tijd registreren, dan via de Platos TR-app?
Nee dat kan niet. Enkel in de Platos TR-app geregistreerde uren kunnen opgenomen worden in de rapportering en ingediend worden via de Platos TR-app.
Moeten cursisten zich ook registreren via de Platos TR-app?
Nee, cursisten moeten zich niet registreren (dat is enkel het geval bij ESF-projecten in kader van ESF-oproepen van Europa WSE). De informatie over tijdsregistratie voor VDAB-projecten vind op deze pagina's:
Moeten freelancers zich ook registreren via de Platos TR-app?
Nee, freelancers (onderaannemers) moeten geen tijdsregistratie bijhouden. De enige bewijslast die hier geldt is de factuur, waar duidelijk het aantal uur en de kostprijs per uur moet vermeld staan.
Kan ik voor de registratie van activiteiten werken met uitklaplijstjes of excel-bestanden?
Nee, je kan niet werken met op maat gemaakte uitklaplijstjes of excelbestanden.
Voorlopig werkt de Platos TR-app met een vrij in te vullen veld voor activiteiten en kan het voorkomen dat partners eenzelfde activiteit binnen eenzelfde project verschillend registreren. Je kan als promotor correcties aanvragen bij VDAB via het formulier.
De omschrijvingen van de activiteiten liggen vast. Je vindt ze terug in de handleiding bij 'Aanvaarde omschrijvingen'.
Kan ik voor de registratie van activiteiten werken met eigen omschrijvingen of vertaling naar codes?
Codes zijn niet specifiek genoeg voor registratie in de Platos TR-app. Welke omschrijvingen van activiteiten aanvaard zijn, vind je in de handleiding bij 'Aanvaarde omschrijvingen'.
Kan ik prestaties van voorbereidingen in het weekend registreren?
Als er les wordt gegeven de dag na een zon- of feestdag, kan je prestaties van de voorbereiding registreren op de zon- of feestdagen voorafgaand aan de dag waarop er les wordt gegeven. Deze uitzondering geldt enkel voor prestaties van voorbereiding en moet je altijd verantwoorden.
Kan ik de cursistenevaluatie voor de hele groep registreren in één activiteit?
Als de cursistenevaluatie tegelijk doorgaat voor de hele groep, kan je die als 'cursistenevaluatie hele groep' registreren in plaats van alle IKL's (individuele klantennummers) afzonderijk te noteren.
Wie doet de uitbetaling van de kilometervergoeding tijdens een stage?
VDAB betaalt enkel het woon-werkverkeer. Dat is de afstand van de woonplaats naar het eerste gezin (of het woonzorgcentrum) en van het laatste gezin (of woonzorgcentrum) naar de woonplaats van de cursist. Het werk-werkverkeer (tussen gezinnen of 2 woonzorgcentra) is ten laste van de werkgever.
Tot eind 2021 stonden we toe om het volledig bedrag via VDAB uit te betalen, maar vanaf 2022 betaalt VDAB voor alle cursisten (ook die gestart zijn in 2021) enkel nog maar woon-werkverkeer uit. De werkgeverweg regelt de uitbetaling van het werk-werk verkeer rechtstreeks met de cursist.
Wat als de einddatum van het individueel traject van een cursist niet samenvalt met de einddatum van de opleiding?
De einddatum van de periode van tijdsregistratie kan nooit opgeschoven worden naar de einddatum van het individueel traject. als de einddatum van het individueel traject van een cursist door omstandigheden niet samenvalt met de einddatum van opleiding. VDAB staat hierop geen uitzonderingen toe, ook niet voor individuele trajecten die verlengd worden omdat cursisten ziek zijn geweest, nog stage moeten volgen en/of algemene vakken moeten volgen.
Kan ik na einde opleiding nog wijzigingen doen in de Platos TR-app?
We kunnen de rapporteringsperiode met maximum vijf dagen verlengen na einde projectdatum. Je neemt hiervoor contact op via het formulier.
Privacy
Mijn naam, voornaam, e-mailadres en rijksregisternummer zijn opgenomen in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid. Is dat een probleem voor mijn privacy?
De Vlaamse overheid heeft deze gegevens van jou nodig om subsidies toe te kennen.
- Op de website van Europa WSE vind je de privacyverklaring van Europas WSE.
- Voor vragen of meer info over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming voor het Departement Werk en Sociale Economie via onthaalesfagentschapvzw@vlaanderen.be
Als promotor krijg ik in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid namen en e-mailadressen te zien van mensen buiten mijn organisatie. Is dat een probleem voor privacy?
In de Platos TR-app wordt een persoon uniek geïdentificeerd met zijn rijksregisternummer.
Als promotor van een organisatie kan je in de Platos TR-app personen opvragen, maar je kan enkel naam, voornaam en email-adres terugvinden. Het rijksregisternummer wordt niet vermeld. Enkel personen die rechten hebben gekregen in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid hebben toegang tot de Platos TR-app.
Vier-ogen-principe
Is de tweede persoon die moet goedkeuren altijd de leidinggevende?
Die tweede persoon kan ook een medewerker zijn.
Kan de promotor het tweede paar ogen zijn voor de andere promotor/leidinggevende?
Ja dat kan, maar zolang het tweede paar ogen iemand van dezelfde organisatie is.
Wie keurt goed voor een leidinggevende die uren registreert als projectmedewerker?
De promotor koppelt aan deze persoon een andere leidinggevende toe. Er moet steeds vier ogen gewaarborgd zijn. De leidinggevende moet dus een andere persoon zijn dan de projectmedewerker. Lees in de handleiding hoe je als leidinggevende ook uren kan registreren voor zichzelf.
Wat als de promotor ook de projectmedewerker is?
De promotor voegt zichzelf dan toe als projectmedewerker en neemt iemand anders als zijn leidinggevende.
Wat met vier-ogen-principe als ik een aanmanszaak heb?
Het vier-ogen-principe moet steeds gewaarborgd blijven. Een andere persoon zal in de Platos TR-app ook moeten goedkeuren/weigeren. Je bekijkt met de promotor of er iemand van de organisatie als leidinggevende kan opgegeven worden om goed te keuren/te weigeren.
Rechten - gebruikersbeheer - toewijzing
Mijn project is niet zichbaar? Ik ben aangemeld als promotor maar ik tref een leeg scherm?
Volg deze checklist in deze volgorde:
- Is het project niet correct opgeladen in de app? Je hebt al bevestiging gekregen van de VDAB dat het project opgeladen is, maar toch zie je geen project staan in de Platos TR-app? Meld dit via het formulier.
- Heeft de lokale beheerder van de organisatie de rechten DWSE-organisatieverantwoordelijke (voor de maatregel Platos Tijdsregistratie) toegekend aan jou zoals beschreven?
- Je hebt op de naam van de organisatie geklikt? En niet op je eigen naam na het aanmelden? Check het ondernemingsnummer/vestigingsnummer.
- Is je recht toegekend voor Platos Tijdsregistratie? Dit zie je door bovenaan op de naam van de gebruiker te klikken. Indien er geen Platos Tijdsregistratie staat, is je recht niet toegevoegd voor TR-app. Contacteer hiervoor de lokale beheerder van je organisatie.
Heb ik als eenmanszaak ook een lokale beheerder?
Ook als eenmanszaak heb je een lokale beheerder nodig. Lees wat je moet doen als je nog geen lokale beheerder hebt >
Moet elke organisatie een DWSE-organisatieverantwoordelijke, DWSE-projectmedewerker en DWSE-projectverantwoordelijke hebben?
Als de organisatie personeel inbrengt in het project, zijn deze 3 rechten noodzakelijk.
Mijn personeel wordt toegewezen via addendum. Moet ik nog steeds Platos TR-app gebruiken?
Ja, ook dan moet je Platos TR-app gebruiken. Je leest hierover meer in de handleiding.
Wat als ik het type overeenkomst van de projectmedewerker moet aanpassen?
Aanpassen van het type overeenkomst kan alleen per rapportperiode. De projecten GOB en SO VZ/ZK hebben echter maar één rapportperiode, identiek aan de projectperiode. Binnen één rapportperiode kan je dit niet wijzigen omdat je maar één registratie per persoon hebt en elke aanpassing de eerdere informatie overschrijft.
Kan ik eenzelfde persoon voor eenzelfde periode aan meerdere projecten toewijzen?
Ja dat kan, maar in totaal niet meer dan 100%. Je kan voor eenzelfde persoon die betrokken is bij meerdere projecten ook werken met toewijzing voor één project en met tijdsregistratie voor een ander project.
Kan een medewerker op eenzelfde project meerdere toewijzingen hebben?
Ja, dat kan, voor zover de periode niet overlapt. Het kan bijvoorbeeld dat in een eerste fase van het project een medewerker intensiever werkt op het project en dus voor een eerste periode een toewijzing heeft van bijvoorbeeld 60%, maar dan in een latere fase van het project minder intensief op dat project werkt en dan een tweede toewijzing krijgt voor een volgende periode van bijvoorbeeld 20%.
Kan ik een persoon die is toegevoegd als projectmedewerker, erna nog veranderen en werken met toewijzing?
Voor dezelfde projectperiode moet je kiezen tussen individuele prestaties of toewijzing. Dit kan je niet combineren binnen eenzelfde periode. Maar je kan de looptijd van de toewijzing zelf instellen. Bijvoorbeeld: één jaar werken met toewijzing, en het volgend jaar werken met individuele prestaties.
De optie om eerder ingegeven prestaties te archiveren, gebruiken je enkel als er bijvoorbeeld iemand onvoorzien wegvalt gedurende het project.
Wat met een toewijzing bij het verval van recht op gewaarborgd loon?
Als een persoon geen recht meer heeft op gewaarborgd loon bij ziekte of ongeval, moet je de toewijzing wijzigen. De periode waarin deze persoon geen recht heeft op het gewaarborgd loon moet je verwijderen uit de periode van de toewijzing.
Goedkeuren en indienen
Kan de persoon die de prestatie bevestigt een promotor zijn?
De persoon die prestaties bevestigt, is steeds een persoon die behoort tot dezelfde organisatie als de medewerker die de prestaties levert. Enkel de promotor (DWSE-organisatieverantwoordelijke) van de promotor-organisatie is bevoegd om de registraties naar Europa WSE door te sturen door ze in te dienen.
Kan ik als leidinggevende tijdsregistraties in bulk goedkeuren?
Je kan als leidinggevende tijdsregistraties afzonderlijk of in bulk goedkeuren. In bulk goedkeuren doe je door de tijdsregistraties aan te vinken. Hoe je als leidinggevende een tijdsregistratie behandelt, vind je in de handleiding bij 'Leidinggevende behandelt de prestaties'.
Waar vind ik als leidinggevende een overzicht van af- of goedgekeurde tijdsregistraties?
De promotor-rol in de Platos TR-app heeft het recht om een rapport op te halen. De leidinggevende kan dit vragen aan de promotor. Hoe een promotor dit rapport uit de app ophaalt, vind je in de handleiding.
In welke gevallen kan Europa WSE of VDAB mijn ingediende tijdsregistraties weigeren?
Europa WSE of VDAB kunnen een tijdsregistratie weigeren omwille van diverse redenen:
- bij projecten van SO VZ/ZK
- de omschrijving van de activiteiten is verschillend van de vaste omschrijvingen in de handleiding bij 'Aanvaarde omschrijvingen'.
- er is gewerkt met toewijzing voor projecten die reeds gestart zijn voor 1-8-2022
- de inzet van personeel is disproportioneel hoog voor het aantal opgeleide/begeleide klanten
Andere vragen?
