Ondertekenen en bewaren van documenten voor het verplicht administratief dossier
Je maakt per klant en per loopbaancheque een administratief dossier op: waarbij de documenten correct ondertekend en bewaard moeten worden.
Verplicht administratief dossier
Je maakt per klant en per loopbaancheque een administratief dossier op, dat minimaal volgende documenten bevat:
- één bewijs van deelname, telkens per gesprek opnieuw ondertekend door de klant
- één overeenkomst loopbaanbegeleiding, ondertekend door de klant en de loopbaanbegeleider
- één persoonlijk ontwikkelingsplan' (POP), telkens met vermelding van naam van de klant en de begindatum van de begeleiding
Ondertekenen
Als loopbaanbegeleider kies je op welke manier de documenten ondertekend worden.
Volgende wijzen van ondertekening zijn mogelijk:
- Met pen op papier
- Met een elektronische handtekening
- Enkel het bewijs van deelname kan ook via e-mail bevestigd worden
Per type document gebruik je dezelfde wijze van ondertekenen. Binnen eenzelfde loopbaancheque mag je de verschillende wijzen van ondertekenen wel combineren.
Meer info
Meer over de correcte ondertekening van het bewijs van deelname, de overeenkomst loopbaanbegeleiding en het POP, vind je bij 'Documenten in het administratief dossier'.
Kies je voor een elektronische handtekening?
Er zijn verschillende soorten van elektronische handtekeningen. VDAB aanvaardt enkel de geavanceerde elektronische handtekening of de gekwalificeerde elektronische handtekening. De gewone elektronische handtekening wordt niet aanvaard. Lees meer over de verschillende soorten elektronische handtekeningen.
Onder volgende voorwaarden:
- Op vraag van VDAB moet je kunnen bewijzen dat de elektronische handtekening van de klant komt en rechtmatig is gezet.
- VDAB behoudt zich het recht voor om een bewijs dat niet voldoet te weigeren.
Handleiding ondertekenen met eID
Het belangrijkste voorbeeld van een gekwalificeerde elektronische handtekening is de ondertekening via eID.
Hoe je een document ondertekent met een gekwalificeerde elektronische handtekening met eID, vind je in deze handleiding:
Bewaren
Wijze van ondertekening bepaalt de bewaarmethode
De bewaarmethode van de documenten wordt bepaald door de wijze waarop het document ondertekend is:
- Is het document op papier op papier ondertekend, dan kan je het document enkel op papier bewaren. Je mag het document niet inscannen om digitaal te bewaren.
- Is het document ondertekend met een elektronische handtekening (of via e-mail voor het bewijs van deelname), dan kan je het document enkel digitaal bewaren.
Omdat je binnen eenzelfde loopbaancheque voor de verschillende documenten de wijze van ondertekenen mag combineren, kan je dus wel beide bewaarmethodes combineren binnen eenzelfde loopbaancheque: je kan bijvoorbeeld de overeenkomst op papier bewaren en de bewijzen van deelname en het POP digitaal.
Meer over het bewaren van het bewijs van deelname, de overeenkomst loopbaanbegeleiding en het POP, vind je bij 'Documenten in het administratief dossier'.
Het loopbaancentrum is verantwoordelijk
Het loopbaancentrum is verantwoordelijk voor het bewaren van het administratief dossier per loopbaancheque.
Een loopbaanbegeleider kan het dossier zelf beheren tot de periode voor nazorg (tot één jaar na afsluiting cheque) afgelopen is, en overhandigt het dossier vervolgens aan het loopbaancentrum.
Het is aangewezen om zo snel mogelijk na afsluiten dossiers te centraliseren en veilig te archiveren. De dossiers moeten daarna centraal beschikbaar en opvraagbaar blijven bij een loopbaancentrum.
Tot 10 jaar na einde mandaat
Het loopbaancentrum bewaart het administratief dossier tot 10 jaar na einde mandaat.
VDAB kan het dossier per loopbaancheque opvragen in kader van een dossiercontrole. Zie ook Kwaliteitsopvolging.
Documenten in het administratief dossier
Hieronder beschrijven we per type document: hoe je het correct ondertekent en bewaart.
Bewijs van deelname
Met een correct door de klant ondertekend bewijs van deelname bevestigen jij als loopbaanbegeleider en de klant dat de gesprekken op die data met die duurtijden zijn doorgegaan.
Sjablonen
Je mag de vorm en de inhoud van het sjabloon niet wijzigen. Je mag enkel het logo van je organisatie toevoegen.
Hoe ondertekenen?
De klant kan op 3 manieren ondertekenen. De loopbaanbegeleider kiest:
- digitaal via e-mail
- digitaal met een elektronische handtekening
- met pen op papier
Het bewijs van deelname moet telkens op dezelfde manier ondertekend worden.
Hoe digitaal via e-mail ondertekenen?
Om digitaal via mail te ondertekenen, volg je als loopbaanbegeleider de volgende stappen:
1. Na het eerste gesprek
- Open het lege sjabloon 'Bewijs van deelname' en kopieer de inhoud.
- Open een mail en plak de gekopieerde inhoud in de mail.
- Vul in de juiste velden het volgende in:
- naam en voornaam klant
- naam en voornaam loopbaanbegeleider
- datum en tijdsduur gesprek
- loopbaanvraag
- details van de afspraak
- Vraag in de mail aan de klant om op jouw mail te antwoorden en daarbij te bevestigen of de ingevulde gegevens correct zijn.
2. Na het volgende gesprek
Na het volgende loopbaangesprek maak je in dezelfde mailketting opnieuw een antwoord op aan de klant:
- Voeg de nieuwe gegevens toe aan het sjabloon in de e-mail.
- Vraag de klant opnieuw van per mail te bevestigen.
Voorbeeld
Hoe bewaren?
Hoe het bewijs van deelname ondertekend is, bepaalt op welke wijze je het bewaart:
- Is het bewijs van deelname digitaal via e-mail ondertekend?
- Dan bewaar je de mailketting als pdf-document in het klantendossier. Datum en uur van verzenden en bevestigen moeten zichtbaar zijn.
- Is het bewijs van deelname digitaal met elektronische handtekening ondertekend?
- Dan bewaar je het pdf-document digitaal in het klantendossier.
- Is het bewijs van deelname met pen op papier ondertekend?
- Dan bewaar je het originele document ondertekend door de klant.
Overeenkomst loopbaanbegeleiding
De overeenkomst tussen het loopbaancentrum en de klant is bindend en bevat:
- de financiële bijdrage van de klant
- het recht op loopbaanbegeleiding om de zes jaar
- de volledige klachtenprocedure
- het recht op nazorg
- in bijlage: de gedragscode
Je maakt deze overeenkomst per loopbaancheque in tweevoud op.
Sjabloon
Je wijzigt de vorm en de inhoud van het sjabloon niet. Je mag enkel het logo van je organisatie toevoegen.
Hoe ondertekenen?
De loopbaanbegeleider kiest op welke wijze de overeenkomst wordt ondertekend:
- digitaal met een elektronische handtekening
- met pen op papier
Beide exemplaren worden voorzien van de datum van ondertekening en op dezelfde wijze ondertekend.
Hoe bewaren?
Eén ondertekend exemplaar bezorg je aan de klant en het andere ondertekend exemplaar bewaar je in het dossier van de klant.
Hoe de overeenkomst ondertekend is, bepaalt hoe je de overeenkomst bewaart:
- Is de overeenkomst digitaal met een elektronische handtekening ondertekend?
- Dan bewaar je het document digitaal in het klantendossier.
- Is de overeenkomst met pen op papier ondertekend?
- Dan bewaar je het originele ondertekende document op papier.
Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
Een uitgewerkt POP is een werkinstrument voor de loopbaanbegeleiding en een verplicht document in het dossier van de klant. Er wordt per loopbaancheque een POP opgemaakt. Zie ook: Werken met het POP (persoonlijk ontwikkelingsplan).
Hoe ondertekenen?
Een handtekening van de klant of van de loopbaanbegeleider op een POP is niet verplicht. De naam van de klant en de begindatum van de begeleiding moeten wel vermeld zijn.
Hoe bewaren?
De klant bezorgt een digitale of papieren kopie van zijn POP aan het loopbaancentrum.
Het loopbaancentrum bewaart de kopie, met als referentie de naam van de klant en de begindatum van de begeleiding.
Een papieren kopie?
Bezorgt de klant je een papieren kopie, dan kan je:
- de papieren kopie bewaren
- een scan maken van de papieren kopie naar een pdf-document dat je digitaal bewaart
Geen POP ontvangen?
In het uitzonderlijk geval dat een klant je geen POP bezorgt, bewaar je het bewijs (in de vorm van mailverkeer) dat het loopbaancentrum inspanningen heeft geleverd om het POP te ontvangen.