Starten als loopbaancentrum

Starten als loopbaancentrum: Aanvragen mandaat

VDAB werkt samen met partners om loopbaanbegeleiding aan burgers aan te bieden. Om als partner loopbaanbegeleiding met de loopbaancheque te kunnen geven, moet je over een mandaat beschikken. Je leest hier hoe je een aanvraagdossier voor een mandaataanvraag voorbereidt en indient. 

Het dossier voorbereiden kost tijd: start tijdig met de voorbereidingen.

Wat als je loopbaanbegeleiding wil aanbieden?

Wil je met je organisatie loopbaanbegeleiding met de loopbaancheque aanbieden aan de burgers die daartoe recht hebben, heb je hiervoor een mandaat nodig. Om een mandaat te verkrijgen dien je een mandaataanvraag in, waarvoor je een aanvraagdossier voorbereidt.

Een mandaat loopbaanbegeleiding geldt voor 6 jaar.

De Vlaamse Regering keurde op 15 december 2023 een wetsvoorstel goed over bijkomende mandaatvoorwaarden i.k.v. de beroepsbekwaamheid voor loopbaanbegeleiders. Door een mandaat aan te vragen erken je automatisch dat je aan deze extra mandaatvoorwaarden moet voldoen.

Lees alles over de beroepskwalificatie loopbaanbegeleider.

Eerste aanvraag of een verlenging?

Eerste aanvraag of een verlenging?

Eerste aanvraag?

Vraag je een eerste keer een mandaat aan, dan volg je de aanvraagprocedure zoals verder uitgelegd op deze pagina.

Verlenging huidig mandaat?

Let op: Deze richtlijn is onder voorbehoud van een tweede goedkeuring van de conceptnota door de Vlaamse Regering. Blijft die goedkeuring uit, dan kan een verlengingsaanvraag toch weer nodig zijn. In dat geval word je hierover persoonlijk geïnformeerd door VDAB.

Wil je je huidig mandaat verlengen met een volgende mandaatperiode, met een start ten vroegste vanaf 1 november 2025, dan hoef je geen verlengingsaanvraag meer in te dienen.

Je verwittigt in dat geval je contactpersoon bij VDAB over je wens tot verlenging. Zorg er ook voor dat aan alle mandaatvoorwaarden (onder andere het kwaliteitslabel) blijft/wordt voldaan vanaf de start van de volgende mandaatperiode.

Hoe bezorg je ons het aanvraagdossier?

Om een mandaat aan te vragen, stel je een aanvraagdossier samen. Dit dossier bestaat uit het aanvraagformulier en bijlagen.

  • Voor het aanvraagformulier gebruik je onderstaand sjabloon:
  • Voor het samenstellen van het volledige aanvraagdossier (invullen van het aanvraagformulier, het in orde brengen van de kwaliteitsregistratie, het opmaken of opvragen van de bijlagen, ...) volg je het stappenplan hieronder. 

Meer info vind je bij 'Inhoud van het aanvraagdossier'
 

  1. Zorg voor een kwaliteitsbewijs en registreer het bij Werk en Sociale economie

    Toon minder - Klap open

    Start indien nodig, tijdig met het behalen van een toegelaten kwaliteitsbewijs en registreer je kwaliteitsbewijs via het WEWIS-loket. 

    Lees meer.

  2. Vraag en maak de documenten correct op

    Toon minder - Klap open

    Zorg voor correct opgemaakte en opgevraagde documenten

    Zorg voor correct opgemaakte en opgevraagde documenten:

    • De sjablonen (ook het aanvraagformulier) die we ter beschikking stellen, vul je digitaal in.
    • De bijlagen die je:
      • zelf moet opmaken, maak je digitaal op.
      • moet opvragen, vraag je digitaal op, behalve de uittreksels uit het strafregister: die vraag je op papier op.
    Hoe je dit doet, vind je in:

    Opgelet! Voor het digitaal dossier aanvaarden we geen ingescande met de hand ingevulde of opgemaakte documenten.

    Onderteken, als dat gevraagd wordt, digitaal met gekwalificeerde elektronische handtekening via eID

    Het aanvraagformulier, de verwerkersovereenkomst, het portfolio professioneel deskundige en het POP van de professioneel deskundige moeten met een gekwalificeerde elektronische handtekening via eID ondertekend worden. 

    Voor het digitaal dossier aanvaarden we geen andere handtekening dan de gekwalificeerde elektronische handtekening via eID.

    Wie moet ondertekenen?

    Wie de betrokken documenten elektronisch moet ondertekenen lees je in het overzicht bij 'Overzicht van de documenten in het aanvraagdossier'

    Opgelet! De na(a)m(en) van de elektronische handtekening(en) moeten overeenkomen met de na(a)m(en) van de perso(o)n(en) die ingevuld worden bij 'ondertekenaar(s)'.

    Hoe je die gekwalificeerde elektronische ondertekening via eID technisch doet, lees je in de handleiding

  3. Bereid het digitaal aanvraagdossier correct voor

    Toon minder - Klap open

    Zorg voor afzonderlijke en correct benoemde bijlagen: je maakt een digitaal dossier op dat bestaat uit afzonderlijke digitale bestanden:

    1. een digitaal bestand met de benaming 'Aanvraagformulier mandaat loopbaanbegeleiding' op basis van volgend sjabloon:
    2. met bijgevoegd afzonderlijke digitale bestanden voor elke bijlage: je benoemt deze bestanden met de correcte benaming: Bijlage + A, B, C, ... mét de titel van de bijlage, zoals in het 'Overzicht van de documenten in het aanvraagdossier'
      • Bijlage A - Bankbevestiging rekeningnummer
      • Bijlage B - Bewijs van machtiging
      • Bijlage C - Bewijs RS(V)Z
      • Enz. ...

    Opgelet! Bestaat een bijlage uit meerdere documenten: voeg de documenten voor die specifieke bijlage samen in één pdf-bestand, dat je de bijhorende naam geeft die je vindt in het  'Overzicht van de documenten in het aanvraagdossier' (Bijvoorbeeld: Bijlage B - Bewijs van machtiging).

  4. Verzend de uittreksels uit het strafregister en het aanvraagdossier

    Toon minder - Klap open

    4.1. Verzend de uittreksels uit het strafregister aangetekend per post

    De papieren uittreksels uit het strafregister van ondertekenaars en personen die bevoegd zijn (Bijlagen D en E), verzend je aangetekend per post. 

    4.2. Verzend het digitaal aanvraagdossier per mail

    Je maakt een mail op waarin je de bestanden als bijlage in volgorde oplaadt: eerst het aanvraagdossier, dan Bijlage A, dan Bijlage B, ... (uitgezonderd de uittreksel(s) uit het strafregister van ondertekenaars en personen die bevoegd zijn (Bijlagen D en E)). 

    Je zendt de mail naar mandaat-loopbaanbegeleiding@vdab.be.

    • We aanvaarden geen aanvraagdossiers die gedeeld worden via andere wijzen (WeTransfer, Googledrive, ...) dan per mail.
    • Meer over de opmaak en inhoud van het aanvraagdossier: zie 'Inhoud van het aanvraagdossier'.
Klap alles open
Toon minder - Klap open
Toon minder - Klap open
Toon minder - Klap open

Inhoud van het aanvraagdossier

1. Gegevens onderneming

1.1. Identificatie onderneming

We vragen de nodige gegevens om je onderneming te kunnen identificeren. Het rekeningnummer dat je invult moet bevestigd worden door de bank waar het rekeningnummer werd afgesloten. 

Wat doe je?

Vul de gegevens voor de identificatie van de onderneming in, vraag de bankbevestiging op bij de bank en voeg toe: 

Bijlage A: Bankbevestiging van het rekeningnummer

 

1.2. Bewijs van machtiging voor vertegenwoordiging onderneming en ondertekeningsbevoegdheid

De ondergetekende(n) tonen aan bevoegd te zijn zich aan de onderneming te binden voor de uitvoering van deze opdracht en ondertekening van het aanvraagformulier.

Wat doe je?

  1. Vul de gegevens voor de machtiging in, in het aanvraagformulier
  2. Vraag de nodige referenties en documenten op
  3. Markeer daarin de tekst die specifiek over het thema machtiging voor vertegenwoordiging en ondertekeningsbevoegdheid gaat
  4. Voeg digitaal toe:

Bijlage B: De nodige referenties of documenten (statuten, uittreksel kruispuntbank van ondernemingen, volmacht) om aan te tonen dat de ondertekenaar(s) gemachtigd is/zijn de aanvragende onderneming te vertegenwoordigen.

 

1.3. Contactpersoon

De persoon wiens gegevens je invult bij 'Gegevens contactpersoon' heeft beslissingsbevoegdheid en is het 'aanspreekpunt' voor VDAB: deze persoon ontvangt alle infomails met richtlijnen van VDAB, is voor ons de contactpersoon bij klachten door klanten, enz. ... Meer over 'Infomails van VDAB' op de pagina 'Starten als loopbaancentrum'.

Wat doe je?

Vul de gegevens van de contactpersoon in, in het aanvraagformulier.

 

1.4. Uitvoerende loopbaanbegeleider(s)

We vragen de namen van de personen die actief zijn in de onderneming als loopbaanbegeleider vanaf de start van het mandaat en of ze als zaakvoerder, onderaannemer of werknemer zullen werken.

Opgelet! Als je werkt met personeel of onderaannemers heb je als loopbaancentrum de eindverantwoordelijkheid, ondermeer dat zij de richtlijnen volgen: lees meer op de pagina 'Voor loopbaancentra: Opvolging loopbaanbegeleiders.

Wat doe je?

Vul in het aanvraagformulier de gegevens van de personen in die actief zijn als loopbaanbegeleider vanaf de start van het mandaat. Duid aan wie zal werken als zaakvoerder, onderaannemer of werknemer.

 

1.5. Bewijs RS(V)Z 

De aanvrager moet aantonen dat hij geen sociale zekerheidsbijdragen of met sociale zekerheid gelijkgestelde bijdragen, boeten of intresten verschuldigd is aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) of Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ).

Wat doe je?

Vraag het bewijs RS(V)Z op bij je sociaal secretariaat en voeg digitaal toe. (Als VDAB dit bewijs moet opvragen, wordt dit bewijs door de betrokken diensten vaak niet tijdig aangeleverd waardoor VDAB de deadlines van het evaluatieproces na je mandaataanvraag niet kan halen.)

Opgelet! Dat bewijs moet gelden tot en met het laatste volledige kwartaal voor de indieningsdatum van je mandaat.

Bijlage C: Bewijs RS(V)Z

 

1.6. Uittreksel(s) uit het strafregister van personen die bevoegd zijn

De bestuurders, zaakvoerders, lasthebbers, of andere personen die bevoegd zijn om de onderneming te verbinden of te vertegenwoordigen, of de hoofdaandeelhouders van de onderneming, in zoverre zij in de feiten de bevoegdheden van bestuurder uitoefenen, moeten aantonen dat zij zich niet in een situatie bevinden zoals beschreven in artikel 18§1, 7° van het BVR. 

Wat doe je?

  1. Vraag de uittreksels van het strafregister op papier, op, bij de gemeente

De uittreksel(s) van het strafregister, geldend voor de periode van vijf jaar voorafgaand aan de datum indiening van de mandaataanvraag, van de ondertekenaar(s) van het aanvraagformulier mandaat loopbaanbegeleiding en van alle andere personen, die bevoegd zijn om de onderneming te vertegenwoordigen bij een eventuele rechtszaak: vraag je op papier, op, bij de gemeente.

  1.  Verstuur onderstaande bijlagen aangetekend per post naar:

VDAB
Afdeling Samenwerking
T.a.v. dienst Loopbaanbegeleiding
Koning Albert II-laan 15 bus 514
1210 Brussel

  • Bijlage D: Uittreksel(s) van het strafregister van de ondertekenaar(s) van het aanvraagformulier mandaat loopbaanbegeleiding
  • Bijlage E: Uittreksel(s) van het strafregister van alle andere personen, die bevoegd zijn om de onderneming te vertegenwoordigen bij een eventuele rechtszaak

Opgelet! VDAB kan pas starten met evalueren van het aanvraagdossier van zodra wij de uittreksels uit het strafregister per post én het aanvraagdossier per mail hebben ontvangen. Stuur de uittreksels dus tijdig aangetekend op.

 

1.7. Bewijs dat 'loopbaanbegeleiding' past binnen de activiteiten van de onderneming

Als de onderneming een rechtspersoon is, moet je aantonen dat 'loopbaanbegeleiding' past binnen de activiteiten die vermeld zijn in de statuten of de wettelijke of decretale opdrachten van de onderneming. 

Wat doe je?

Enkel als je onderneming een rechtspersoon is, moet je het bewijs opmaken:

  1. Vraag de nodige referenties en documenten op
  2. Markeer de betreffende tekst in de documenten
  3. Voeg digitaal toe: 

Bijlage F: Bewijs dat 'loopbaanbegeleiding' past binnen de activiteiten, die vermeld staan in de statuten of de wettelijke decretale opdrachten van de onderneming.

2. Kwaliteitsregistratie binnen Werk en Sociale economie (WEWIS)

Om een mandaat voor 'loopbaanbegeleiding met de loopbaancheque' aan te kunnen vragen moet je organisatie voldoen aan de kwaliteitsvoorwaarden voor dienstverleners van het Departement Werk en Sociale Economie (WEWIS). 

Gedurende de hele mandaatperiode dient de gemandateerde organisatie te beschikken over een geldig kwaliteitsbewijs dat geregistreerd moet zijn bij het Departement Werk en Sociale Economie (WEWIS). Houd er rekening mee dat het behalen van een kwaliteitsbewijs tijd kost.
 

Wat doe je?

  1. Zorg dat je organisatie over een toegelaten en geldig kwaliteitsbewijs beschikt. Start indien nodig, tijdig met het behalen van het kwaliteitsbewijs.
  2. Registreer je kwaliteitsbewijs via het WEWIS-loket.
  3. Vul de gegevens van je kwaliteitsregistratie in op het aanvraagformulier voor de mandaataanvraag.

3. Verwerkersovereenkomst

Om de persoonsgegevens van alle Europese burgers beter te beschermen heeft Europa de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) uitgevaardigd. Deze verordening bevat regels over de verantwoordelijkheden van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker. 

De manier waarop VDAB en de loopbaancentra gegevens uitwisselen over de burgers voldoet aan deze regels.  Er zijn wel nog bijkomende afspraken nodig in verband met het bewaren van de gegevens door de loopbaancentra in kader van de loopbaancheque, die vervat zitten in de verwerkersovereenkomst.

Deze verwerkersovereenkomst bevat onderstaande elementen:

  • transparantie: bedrijven moeten betrokken burgers op een eenvoudige, duidelijke, begrijpelijke manier informeren over hoe hun persoonsgegevens verwerkt worden.
  • meldingsplicht: in geval van een datalek moeten ondernemingen dit melden.
  • procedure voor dataverzameling en -opslag van persoonsgegevens en de controle daarop.
  • de verantwoordelijkheid als partner van VDAB, voor de eigen medewerkers die persoonsgegevens verwerken in de registratiemodule voor de loopbaancheque.
     

Wat doe je?

  1. Vul de verwerkersovereenkomst in:
    • Bovenaan pagina 2 van de verwerkersovereenkomst vul je in:
      • de gegevens van het loopbaancentrum
      • bij 'vertegenwoordigd door': de perso(o)n(en) die je loopbaancentrum vertegenwoordig(t)(en). Dit is/zijn ook de perso(o)n(en) die de verwerkersovereenkomst onderteken(t)(en).
  2. Dateer de verwerkersovereeenkomst.
  3. Onderteken met gekwalificeerde elektronische handtekening met eID en voeg toe aan het aanvraagdossier.
    • Wie ondertekent de verwerkersovereenkomst? De verwerkersovereenkomst moet ondertekend worden door de perso(o)n(en) wiens na(a)m(en) en functie(s) je invult op pagina 2 van de verwerkersovereenkomst bij 'vertegenwoordigd door ...' .

Sjabloon en handleiding

Bijlage G: Ingevulde, gedateerde en met gekwalificeerde elektronische handtekening met eID ondertekende verwerkersovereenkomst.

4. Visie en operationele werking

Als loopbaancentrum moet je visie volgende omvatten:

  • enerzijds de algemene visie van je loopbaancentrum,
  • en anderzijds de visie en aanpak van loopbaanbegeleiding in je organisatie. De visie en aanpak die je beschrijft moet stroken met:

Wat doe je?

  1. Beantwoord digitaal alle vragen in het sjabloon 'Visie en operationele werking'. Als niet van toepassing vul je 'n.v.t' in. Voeg toe.
  2. Optioneel: voeg het POP (persoonlijk ontwikkelingsplan)-sjablo(o)n(en) waarmee je werkt voor je klanten, toe.
     
  • Bijlage H: Visie en operationele werking
  • Bijlage I: Optioneel: POP-sjablo(o)n(en) voor je klanten
Klap alles open
Toon minder - Klap open

5. Deskundigheid

5.1. Gegevens van de professioneel deskundige

Je organisatie moet aantonen over de juiste deskundigheid te beschikken om loopbaanbegeleiding te kunnen aanbieden. 

Eén persoon 

Eén persoon (de professionele deskundige) in de organisatie moet beschikken over een relevante beroepservaring van minimum drie jaar voltijds - al dan niet opgebouwd over meerdere jaren - in de sector van ‘individuele coaching in arbeidscontext’, meer bepaald ‘loopbaanbegeleiding/loopbaancoaching', 'loopbaanoriëntatie', 'outplacement' of 'werkzoekendenbegeleiding’.

Groepsbegeleiding wordt niet als relevante beroepservaring beschouwd voor dit mandaat.

Voor één loopbaancentrum 

De professionele deskundige, die zijn beroepservaring inzet, verklaart in het portfolio dat hij in het kader van een mandaat loopbaanbegeleiding zijn professionele deskundigheid:

  • beschikbaar stelt voor jouw loopbaancentrum
  • niet gelijktijdig ter beschikking stelt voor een ander loopbaancentrum

5.2. Portfolio professioneel deskundige

In het 'Portfolio professioneel deskundige' toont de professioneel deskundige aan dat hij over voldoende relevante expertise beschikt om als professioneel deskundige van je loopbaancentrum te fungeren.

Wat doe je?

Vul de nodige gegevens in (zie richtlijnen invullen sjabloon) en voeg toe:

  1. De professioneel deskundige maakt het 'Portfolio professioneel deskundige' op.
  2. De professioneel deskundige vult zijn e-mailadres in en ondertekent met een gekwalificeerde elektronische handtekening met eID.
  3. De ondertekenaar(s) van het aanvraagformulier geeft/geven e-mailadres op en ondertekent/ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening met eID.

Bijlage J: Portfolio professioneel deskundige

Klap alles open
Toon minder - Klap open

6. Expertiseborging

Je organisatie moet aantonen dat je de juiste expertise kan garanderen bij het uitvoeren van loopbaanbegeleiding. 

6.1. Sjabloon expertiseborging

De antwoorden die je geeft in het sjabloon 'Expertiseborging' moeten aantonen dat je in je organisatie de juiste expertise kan garanderen bij het uitvoeren van loopbaanbegeleiding.

6.2. POP van professioneel deskundige

In het POP van de professioneel deskundige toont de professionneel deskundige aan dat hij de juiste expertise kan blijven garanderen.
 

Wat doe je?

  1. Beantwoord de vragen in het sjabloon 'Expertiseborging'. Als niet van toepassing gebruik je 'n.v.t'.
  2. De professioneel deskundige maakt een 'POP' op en ondertekent met een gekwalificeerde elektronische handtekening met eID. 
  • Bijlage K: Expertiseborging
  • Bijlage L: POP van de professioneel deskundige
Klap alles open
Toon minder - Klap open
Toon minder - Klap open

7. Ondertekening van de mandaataanvraag

Door indiening van de mandaataanvraag, verklaart/verklaren ondergetekende(n) akkoord te gaan met de punten die opgesomd staan in de 'verklaring voor ondergetekenden' in het aanvraagformulier mandaat loopbaanbegeleiding.

Enkele aandachtspunten in deze verklaring:

Wat doe je?

Lees grondig de verklaring voor ondergetekenden en onderteken het ingevulde aanvraagformulier met gekwalificeerde elektronische handtekening via eID.

Wat na je aanvraag?

Fase 1: Je krijgt een bevestigingsmail

Van zodra we het volledige aanvraagdossier hebben ontvangen, krijg je een mail waarmee wij bevestigen dat we het volledige dossier hebben ontvangen.

  • Opgelet! We kunnen pas starten met de evaluatie van zodra we ook per aangetekende post de uittreksels uit het strafegister van de ondertekenaars en personen die bevoegd zijn (Bijlage D en E) hebben ontvangen.

Fase 2: Evaluatie van ontvankelijkheid

In deze stap evalueert VDAB of het dossier ontvankelijk is. 

Dat betekent dat we nagaan:

  1. of alle bijlagen zijn toegevoegd en correct ondertekend.
  2. of de bijlagen die ondertekend moeten worden, correct met een gekwalificeerde elektronische handtekening via eID zijn ondertekend
  3. of alle vragen beantwoord zijn volgens de richtlijnen
  4. of -in geval van verlenging van een mandaat- de aanvraag tijdig is ingediend om een verlenging aansluitend op het vorige mandaat te kunnen bekomen

Als niet voldaan is aan één van bovenstaande voorwaarden is het aanvraagdossier niet ontvankelijk.

Dossier wel ontvankelijk?

Je ontvangt binnen de maand na ontvangst van het volledige dossier (zowel het digitaal aanvraagdossier als de uittreksels uit het strafregister per aangetekende post) een mail dat je dossier ontvankelijk is verklaard. 

Dossier niet ontvankelijk?

  1. Je ontvangt binnen de maand na ontvangst van het volledige dossier een mail over de tekorten.
  2. Je hebt maximum 2 weken de tijd om de tekorten aan te vullen. Lever je de tekorten niet tijdig of niet volledig aan, dan sluiten we het dossier af.

Fase 3: Inhoudelijke evaluatie

  1. We controleren of je aanvraag inhoudelijk voldoet aan de voorwaarden beschreven in het BVR.
  2. Je ontvangt maximaal 1 keer feedback en krijgt hierbij maximum 2 weken de tijd om inhoudelijke aanvullingen te doen.
    • Lever je de inhoudelijke tekorten niet tijdig aan? Dan sluiten we het dossier af.
    • Lever je de inhoudelijke tekorten tijdig aan? Dan evalueren we het dossier opnieuw.
      • Voldoen de aanvullingen inhoudelijk, dan agenderen we het dossier met positief advies op de eerstvolgende Raad van Bestuur.
      • Voldoen de aanvullingen inhoudelijk niet, dan agenderen we het dossier met negatief advies op de eerstvolgende Raad van Bestuur.

Fase 4: Beslissing door de Raad van Bestuur

Het is de beslissing van de Raad van Bestuur van VDAB om finaal mandaataanvragen te weigeren of goed te keuren.

Bij goedkeuring  ontvang je een mandaat loopbaanbegeleiding voor de duurtijd van 6 jaar.

Opgelet! De hoger vermelde tijdsindicaties kunnen onderhevig zijn aan veranderingen, afhankelijk van specifieke omstandigheden en/of  de frequentie van de organisatie van de Raad van Bestuur van VDAB.

Contact

Met vragen over de opbouw van een mandaataanvraag of de werking van een loopbaancentrum kan je terecht bij onderstaande medewerkers:

Goele Vermeiren
M 0496 57 55 64
goele.vermeiren@vdab.be

Ilse Dekkers
M 0496 57 74 34
ilse.dekkers@vdab.be

An Snyers
M 0499 59 59 00
an.snyers@vdab.be

Sofie Van Trappen
M 0497 51 91 47
sofie.vantrappen@vdab.be

David Pappaert
M 0496 57 74 18
david.pappaert@vdab.be

Fran Bellinck
M 0486 42 70 83
fran.bellinck@vdab.be